Tổng đài điện thoại

Tổng đài điện thoại là hệ thống dùng để quản lý và phân phối cuộc gọi giữa các máy nhánh trong doanh nghiệp, đồng thời kết nối hệ thống nội bộ với mạng điện thoại bên ngoài. Tổng đài giúp chuyển cuộc gọi, gọi nội bộ, quản lý số máy lẻ và tổ chức hoạt động liên lạc chuyên nghiệp hơn.

Tổng đài điện thoại là gì?

Tổng đài điện thoại, thường gọi là PBX – Private Branch Exchange, là hệ thống trung tâm quản lý nhiều máy điện thoại trong cùng doanh nghiệp.

Cấu trúc cơ bản:

Đường điện thoại/SIP → Tổng đài → Máy nhánh

Nhân viên có thể gọi nội bộ bằng số máy lẻ, trong khi các cuộc gọi từ bên ngoài được tổng đài chuyển tới đúng phòng ban hoặc người phụ trách.

Tổng đài điện thoại hoạt động như thế nào?

Khi khách hàng gọi tới số hotline, tổng đài tiếp nhận cuộc gọi và xử lý theo cấu hình đã thiết lập.

Ví dụ:

Khách hàng → Tổng đài → Kinh doanh / Kỹ thuật / Lễ tân

Đối với cuộc gọi nội bộ, hai máy nhánh liên lạc trực tiếp thông qua tổng đài mà không cần gọi qua mạng điện thoại bên ngoài.

Các loại Tổng đài điện thoại phổ biến

Tổng đài Analog

Tổng đài Analog sử dụng đường dây điện thoại truyền thống và các máy điện thoại Analog.

Loại này có cấu trúc đơn giản, phù hợp với hệ thống nhỏ hoặc công trình đã có sẵn hạ tầng dây thoại.

Tổng đài IP

IP PBX truyền tín hiệu thoại qua mạng Ethernet.

Cấu trúc:

IP Phone → Switch → IP PBX

Giải pháp này phù hợp với doanh nghiệp hiện đại vì có thể tận dụng chung hạ tầng mạng LAN, dễ mở rộng máy nhánh và tích hợp với VoIP.

Tổng đài Hybrid

Hybrid kết hợp cả Analog và IP, phù hợp với doanh nghiệp muốn tận dụng thiết bị cũ nhưng vẫn từng bước chuyển sang hệ thống VoIP.

Máy nhánh trong Tổng đài là gì?

Máy nhánh hay Extension là số nội bộ được cấp cho từng điện thoại.

Ví dụ:

101 – Lễ tân

102 – Kinh doanh

103 – Kế toán

Nhân viên chỉ cần gọi số máy lẻ để liên lạc nhanh giữa các phòng ban.

Các chức năng chính của Tổng đài điện thoại

Tổng đài có thể hỗ trợ chuyển cuộc gọi, giữ cuộc gọi, gọi nội bộ, nhóm đổ chuông và lời chào tự động IVR.

Với hệ thống IP PBX, doanh nghiệp còn có thể triển khai ghi âm cuộc gọi, quản lý lịch sử liên lạc và kết nối nhiều chi nhánh tùy khả năng của hệ thống.

Tổng đài IP kết nối với điện thoại như thế nào?

IP Phone được kết nối vào mạng LAN thông qua Switch.

IP Phone → Cáp mạng → Switch → IP PBX

Nếu Switch hỗ trợ PoE, điện thoại có thể nhận cả dữ liệu và nguồn điện trên cùng một sợi cáp mạng, giúp hệ thống gọn hơn và giảm số lượng Adapter nguồn tại bàn làm việc.

Phân biệt Tổng đài Analog và Tổng đài IP

Tổng đài Analog sử dụng hạ tầng dây điện thoại riêng, phù hợp với hệ thống truyền thống và nhu cầu cơ bản.

Tổng đài IP sử dụng mạng Ethernet, linh hoạt hơn khi mở rộng số máy nhánh, triển khai nhiều khu vực hoặc kết nối các chi nhánh.

Có thể hiểu ngắn gọn:

Analog PBX → hạ tầng điện thoại truyền thống

IP PBX → hạ tầng mạng Ethernet và VoIP

Tổng đài điện thoại được sử dụng ở đâu?

Tổng đài phù hợp với văn phòng, khách sạn, trường học, bệnh viện, nhà máy và các doanh nghiệp có nhiều phòng ban cần liên lạc nội bộ.

Trong doanh nghiệp, hệ thống giúp tập trung một hoặc nhiều số hotline nhưng vẫn phân phối cuộc gọi tới nhiều nhân viên khác nhau.

VTXVN – Đơn vị cung cấp Tổng đài điện thoại

VTXVN cung cấp Tổng đài điện thoại phục vụ doanh nghiệp, văn phòng, khách sạn và các hệ thống liên lạc nội bộ. Danh mục có thể đáp ứng các giải pháp Analog, IP PBX và Hybrid tùy quy mô triển khai.

Tổng đài có thể kết hợp với điện thoại IP, Switch PoE, Gateway VoIP, Router và hệ thống cáp mạng để xây dựng giải pháp thoại hoàn chỉnh. VTXVN hỗ trợ tư vấn cấu hình và lựa chọn thiết bị phù hợp với số lượng máy nhánh và nhu cầu sử dụng thực tế.