Tổng đài điện thoại

Tổng đài điện thoại là một hệ thống điện thoại nhằm giúp kết nối các bộ phận khác nhau của hệ thống đó để tạo nên các cuộc gọi phục vụ cho nhu cầu sử dụng dịch vụ của mọi người

Ngày nay, các tổng đài điện thoại ngày càng được sử dụng, hoạt động phổ biến, rộng rãi hơn, Bên cạnh đó còn có những cải tiến nhất định, các tổng đài điện thoải sử dụng bộ các thuật toán tự động để kết nối các cuộc gọi. Không cần đến sự can thiệp, sự điều hành của con người, tổng đài điện thoại trực tiếp lưu lượng cuộc gọi. Chúng trở nên hiện đại hơn để phù hợp với nhu cầu sử dụng ngày nay.

Các loại tổng đài

Tổng đài điện thoại được phân thành 3 loại, bao gồm: tổng đài Analog, tổng đài điện thoại IP và Tổng đài ảo.

Tổng đài Analog là gì?

Tổng đài Analog là giải pháp tổng đài sử dụng công nghệ thoại truyền thống (công nghệ Analog) và hoạt động thông qua đường dây (line) bưu điện. Khi sử dụng, đơn vị cung cấp tổng đài sẽ phải kéo đường dây đến địa điểm đặt tổng đài của khách hàng.

Ưu điểm

1.Có thể hoạt động độc lập không cần điện, mạng.

2.Chi phí đầu tư lắp đặt rẻ hơn 5-10% so với tổng đài IP.

Nhược điểm

1.Tổng đài Analog cần phải đi một đường dây điện thoại riêng ( không sử dụng với mạng LAN )

2.Nếu cần mở rộng phải nâng cấp phần cứng: nâng cấp loại tổng đài, gắn thêm các loại Card hỗ trợ, phải kéo thêm line,…

2.Chi phí bảo trì, nâng cấp, sữa chữa cao.

3.Thường xuyên bị bận line, phải dùng nhiều số điện thoại,.. khó quảng bá.

4.Không quản lý cuộc gọi, file ghi âm của nhân viên trao đổi với khách hàng.

5.Không hỗ trợ API kết nối với các phần mềm CRM, ERP

6.Không hỗ trợ kết nối nhiều chi nhánh, chuỗi cửa hàng.

7.Không hỗ trợ quản lý từ xa, phức tạp trong vấn đề vận hành, quản lý.

8.Không thống kê báo cao về số lượng cuộc gọi đến và đi, hiệu quả làm việc của nhân viên.

9.Tính năng tổng đài bị hạn chế : chỉ một số tính năng nghe gọi cơ bản.

Tổng đài điện thoại IP là gì?

Tổng đài IP là tổng đài điện thoại được triển khai trên nền tảng internet có sẵn tại doanh nghiệp của bạn và kết nối bằng cáp mạng Lan. So với tổng đài analog truyền thống (công nghệ cũ) thì tổng đài IP có nhiều ưu điểm và tính năng hiện đại hơn

Ưu điểm

1.Chi phí thấp: Giao tiếp nội bộ hoàn toàn toàn MIỄN PHÍ, không mất phí gọi liên tỉnh, quốc tế khi gọi.

Giảm 50% chi phí lắp đặt tổng đài IP

Tiết kiệm 80% cước cuộc gọi điện thoại quốc tế

Tăng 400% năng suất lao động, khả năng Quản lý

2.Dễ cài đặt và thiết lập cấu hình: Tận dụng được hạ tầng sẵn có (Internet, mạng LAN,…)

Dễ dàng mở rộng mà không cần nâng cấp phần cứng.

Chuyển tiếp vùng dễ dàng.

Không bị giới hạn số lượng máy điện thoại do dùng điện thoại IP (SIP).

Dễ dàng theo dõi, quản lý hệ thống thông qua trang Web quản trị.
Tiết kiệm nhân lực trực tổng đài:

3.Nhờ cơ chế tự động: Trả lời tự động (IVR), Phân phối cuộc gọi tự động (ACD), Voice mail…

Chất lượng cuộc gọi ổn định

Nhận và thực hiện nhiều cuộc gọi cùng lúc cho một đầu số

Lắp đặt nhanh chóng

Nhược điểm

1.Giá thành cao hơn so với các loại điện thoại trên thị trường.

2.Cần lượng băng thông lớn để kết nối.

3.Các chi nhánh tổng đài còn phụ thuộc vào đường truyền cáp quang, nếu đường truyền của chi nhánh nào bị vấn đề thì chi nhanh đó sẽ mất liên lạc

4.Toàn bộ hệ thống đều phụ thuộc vào Internet, vậy nên nếu có sự cố mạng sảy ra thì toàn bộ hệ thống thoại sẽ bị ngừng hoạt động.

Tổng đài ảo là gì?

Sử dụng nền tảng IP hiện đại, cung cấp những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí cực thấp. Dịch vụ thoại này được lắp đặt rất đơn giản, chỉ cần trang bị điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên di động sẵn có. Thậm chí tận dụng các điện thoại Analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VoIP Gateway.

Tham khảo:

TỔNG ĐÀI ẢO LÀ GÌ? NHỮNG LỢI ÍCH MANG LẠI CHO DOANH NGHIỆP

NHỮNG LẦM TƯỞNG VỀ VOIP MÀ CÁC DOANH NGHIỆP THƯỜNG MẮC PHẢI

Ưu điểm

1.Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.

2.Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống. Lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc). Vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn. Doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.

3.Gọi nội bộ hoàn toàn MIỄN PHÍ dù là khác tỉnh thànhCước phí cuộc gọi quốc tế thấp hơn

4.Nhân viên có thể làm việc bất kỳ đâuDễ dàng quản lý, xem thống kê cuộc gọi ra/vào, nghe lại ghi âm cuộc gọi

5.Dễ dàng mở rộng hệ thống

6.Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng, hệ thống quản lý khách hàng

Nhược điểm

Với tổng đài ảo chất lượng cuộc gọi của tổng đài ảo phụ thuộc vào đường truyền Internet. Nếu đường truyền không đủ có thể dẫn đến hiện tượng rớt cuộc gọi, bị trì hoãn khi gọi đi, giật, ngắt quãng trong lúc nói chuyện…Chính vì điều này mà hoạt động của tổng đài dễ bị ảnh hưởng khi cúp điện hay mạng internet bị hỏng. Lúc này, cuộc gọi đến sẽ được chuyển tiếp qua số di động để việc nhận cuộc gọi không bị ảnh hưởng.

Tại sao doanh nghiệp của bạn nên lắp đặt tổng đài điện thoại?

Doanh nghiệp của bạn đang trên đà phát triển, tập khách hàng ngày tăng lên, số lượng nhân viên cũng nhiều hơn. Cũng chính bởi vậy mà việc quản lý khách hàng, quản lý nhân viên đều trở nên phức tạp và khó khăn hơn. Việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buộc văn phòng, doanh nghiệp phải xem xét lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao.

Hơn nữa, việc liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác khách hàng lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc với công ty của bạn. Một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hệ thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc.

Doanh nghiệp của bạn nhận được những lợi ích gì khi lắp đặt hệ thống tổng đài điện thoại?

– Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.

– Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.

– Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.

– Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:

Có khả năng chặn các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tể.

Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn.

Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí.

Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc.

Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng.

– Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn. Hoặc nếu công ty có nhiều khách hàng, đặc biệt quan tâm đến dịch vụ chăm sóc khách hàng, bạn có thể sẽ phải cần đến tính chuyên nghiệp, sự minh bạch, và còn phải tiết kiệm chi phí tối đa.

Lựa chọn tổng đài điện thoại như nào cho phù hợp

Nếu doanh nghiệp, tổ chức của bạn cần lắp đặt tổng đài điện thoại để đơn giản đáp ứng nhu cầu liên lạc trong tổ chức, liên lạc giữa các phòng ban, gọi ra ngoài thì tổng đài Analog là có chi phí rẻ nhất.

Trong trường hợp cần tổng đài phục vụ cho việc bán hàng trực tuyến, chăm sóc khách hàng thì tổng đài IP là lựa chọn phù hợp.

Cần tổng đài điện thoại nội bộ cho dịch vụ hỗ trợ khách hàng, bạn có thể chọn tổng đài chăm sóc khách hàng. Hay còn gọi là tổng đài hỗ trợ IVR nhiều cấp và nhiều mức.

Nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều chi nhánh, có nhu cầu gọi nội bộ cao thì tổng đài IP là giải pháp phù hợp nhất. Tổng đài IP gồm hai loại hệ thống, một loại sử dụng phần cứng, một loại sử dụng phần mềm triển khai trên máy chủ trực tuyến.

Đây là tổng đài điện thoại có chi phí hợp lý, không phải đầu tư nhiều. Hoặc doanh nghiệp có thể lựa chọn đơn vị cung cấp dịch vụ uy tín như Viễn Thông Xanh để được tư vấn loại hình tổng đài nội bộ uy tín, phù hợp nhất.

Lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi biết những điều cần cân nhắc khi mua một hệ thống tổng đài tốt theo chất lượng và hiệu suất, nhu cầu sử dụng thì bây giờ bạn phải đối mặt với việc chọn một nhà cung cấp đáng tin cậy. Viễn Thông Xanh chắc chắn rằng Quý vị sẽ phải bất ngờ về giá thành của các sản phẩm Tổng đài điện thoại tại đây. Với phương châm mang tới cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất với mức giá tốt nhất, không chỉ với Tổng đài điện thoại mà các sản phẩm, thiết bị mạng nói chung khác của Viễn Thông Xanh đều có mức giá vô cùng cạnh tranh so với các sản phẩm cùng phân khúc khác trên thị trường hiện nay.

Chính vì những điểm mạnh này đã giúp các sản phẩm của Viễn Thông Xanh đặc biệt là các thiết bị tổng đài điện thoại luôn chiếm trọn sự tin tưởng của khách hàng trong nhiều năm qua. Trong nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực thiết bị mạng, viễn thông chúng tôi xin chân thành cảm ơn sự tin tưởng đã giúp Viễn Thông Xanh luôn được đồng hành với mọi công trình hệ thống mạng, thoại của Quý vị. Mọi thông tin về các sản phẩm Tổng đài điện thoại, cách thức đặt hàng hoặc báo giá Quý vị vui lòng liên hệ trực tiếp với chúng tôi để được tư vấn và hỗ trợ.