Có rất nhiều vấn đề đối với một doanh nghiệp là không thể tránh khỏi, nhưng với hệ thống điện thoại thì bạn không cần thiết phải đối mặt với các vấn đề. Hệ thống tổng đài VoIP có thể giải quyết điều đó dễ dàng.
Hãy để mình chỉ cho bạn 6 tình huống phổ biến mà hệ thống điện thoại của bạn đang gây hại cho doanh nghiệp của bạn và các giải pháp thực tế để loại bỏ chúng.
1. Tín hiệu bận rộn “Bíp” thường xuyên
“Bíp” – âm thanh khó chịu gần như báo cho người gọi cúp máy. Đã có bao nhiêu khách hàng tiềm năng bị mất vì nó? Theo Voice Response, Inc., khoảng 34% người gọi cúp máy sẽ không bao giờ gọi lại.
Nếu bạn đang sử dụng hệ thống điện thoại cố định truyền thống (Analog), rất có thể tín hiệu bận phát sinh khi ai đó gọi đến điện thoại đã sử dụng trên một đường dây điện thoại duy nhất.
Dung lượng cho các cuộc gọi đồng thời trên điện thoại VoIP cao hơn nhiều. Ngoài ra, với hệ thống tổng đài VoIP, bạn cũng có thể tận dụng một số tính năng thông minh để nhận ra thời gian chờ ngắn và trải nghiệm tạm giữ thú vị như:
- Phát nhạc để giữ chân khách hàng.
- Đổ chuông đồng thời cho nhiều nhân viên.
- Định tuyến cuộc gọi để xếp hàng.
- Khuyến khích người gọi để lại thư thoại
2. Không có lời chào chuyên nghiệp
Một cuộc gọi điện thoại đối với khách hàng có thể là lần tương tác đầu tiên với doanh nghiệp của bạn. Và nhiều doanh nghiệp muốn thể hiện sự quan tâm và uy tín với tính năng lời chào tự động (IVR).
Tính năng này không có gì mới, thậm chí không chỉ các doanh nghiệp lớn hơn mà cả các doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ cũng tận dụng nó. Họ hy vọng mỗi cuộc gọi là khởi đầu tốt với một lời chào chuyên nghiệp và thân thiện.
Tuy nhiên có bao giờ bạn nghĩ, kịch bản trả lời tự động thiết kế kèm sẽ gây ra tác dụng ngược hay chưa? Dưới đây là 3 sai lầm IVR hàng đầu bạn không nên mắc phải:
- Áp đảo khách hàng của bạn với quá nhiều lựa chọn
- Thu hút khách hàng của bạn mà không để họ nói chuyện với một người thực
- Ẩn thông tin quan trọng nhất trong menu
Xác định thêm các bài viết về tổng đài điện thoại:
– Tổng đài IP là gì? và mang tới lợi ích gì cho doanh nghiệp?
– Tổng đài IP và tổng đài Analog khác nhau như thế nào?
3. Phân luồng cuộc gọi không hiệu quả
Có một sự thật diễn ra ở các doanh nghiệp hay trung tâm cuộc gọi sẽ hay mắc phải. Khi có cuộc gọi đến và đổ chuông nhưng không có nhân viên trả lời không phải đơn giản vì họ bận mà cho rằng người khác sẽ nhận cuộc gọi.
Lý do chính vấn đề này xảy ra đó là do việc phân luồng cuộc gọi chưa hiệu quả hoặc thâm chí là không có cấu trúc phân luồng. Điều này làm nhân viên thờ ơ với tiếng chuông – thứ đem lại doanh thu cho doanh nghiệp.
Hệ thống điện thoại VoIP cung cấp rất nhiều tính năng cực kỳ hữu ích trong việc xây dựng luồng cuộc gọi có tổ chức và hiệu quả, chẳng hạn như:
- Chỉ đường chuyển cuộc gọi đến tiện ích mở rộng ban đầu bằng AutoCLIP.
- Khi bên được gọi ban đầu không khả dụng, hãy chuyển hướng cuộc gọi đến đích khác bằng chuyển tiếp cuộc gọi.
- Chia sẻ và phân phối cuộc gọi giữa các nhân viên trong các phòng ban cụ thể với Ring Group
- Phân biệt cuộc gọi từ các tuyến đường đến khác nhau bằng nhạc chuông riêng
4. Nhân viên bị trói buộc bởi bàn làm việc
Việc đi công tác và làm việc từ xa đang ngày càng gia tăng và liệu doanh nghiệp bạn có thể liên lạc kịp thời với nhân viên kịp thời? Nhân viên của bạn có thể nhận cuộc gọi công việc từ thiết bị cá nhân nhưng có xuất trình số công ty không?
Dù muốn hay không, xu hướng BYOD (mang thiết bị cá nhân đi làm) là không thể tránh khỏi. Nếu mọi thứ bạn làm với hệ thống hiện tại của mình đều diễn ra tại chỗ, thì bạn đang cần rất nhiều tính di động và thậm chí là thông tin liên lạc hợp nhất.
Nếu nhà cung cấp dịch vụ của bạn không cung cấp điện thoại di động hoặc máy tính để bàn cho phép nhân viên của bạn có trải nghiệm giao tiếp nhất quán trên nhiều thiết bị, thì đã đến lúc tìm kiếm các tùy chọn khác.
Yeastar sẽ là một giải pháp tốt với softphone Linkus. Bạn có thể thực hiện và nhận cuộc gọi bằng một số thống nhất của công ty, thiết lập các quy tắc chuyển tiếp cuộc gọi, kiểm tra lịch sử cuộc gọi và thư thoại từ điện thoại di động hoặc máy tính để bàn của bạn.
5. Hoạt động hệ thống dễ bị ngừng
Luôn dự phòng kế hoạch là kỹ năng sinh tồn cho các doanh nghiệp, bạn nên luôn có Kế hoạch B, hoặc thậm chí kế hoạch C. Mặc dù có tất cả các ưu điểm, nhưng VoIP không phải là an toàn tuyệt đối.
Việc thiếu kế hoạch chuyển đổi dự phòng trong trường hợp hệ thống ngừng hoạt động có thể gây ra hậu quả tức thì và tổn thất chi phí. Nhưng vẫn có một số cách để đảm bảo rằng cuộc gọi không bao giờ bị gián đoạn:
– Hệ thống được sao lưu bằng chế độ chờ nóng (Hot Standy): Khi đó máy chủ PBX dự phòng phản chiếu hệ thống điện thoại chính của bạn trong thời gian thực và tiếp quản ngay lập tức khi hệ thống điện thoại chính bị lỗi.
– Chuyển đổi dự phòng 4G LTE: được sử dụng để tránh trường hợp dịch vụ Internet bị gián đoạn ngắn, được cấu hình sẵn trên hệ thống điện thoại của bạn có thể cung cấp các kết nối thay thế hiệu quả về chi phí ngay lập tức.
6. Thiếu bảo mật
Hệ thống điện thoại có thể bị tấn công bởi các cuộc tấn công gây ra hậu qua: gian lận số phí, đánh cắp thông tin, giảm chất lượng dịch vụ,…Những hậu quả này diễn ra và gây tổn thất trực tiếp đến “Ví” của bạn.
Thời đại đang phát triển và cuộc tấn công mạng diễn ra càng nhiều và tinh vi. Một hệ thống điện thoại mà không có bảo mật sẽ trở thành nạn nhân hàng đầu của các tin tặc.
Xem thêm bài viết về cách để bảo mật thông tin cho hệ thống điện thoại VoIP:
– Tổng Đài VoIP: Các Lỗ Hổng Bảo Mật Và Phương Pháp Bảo Vệ Hay Nhất
Tổng Kết:
Có thể trước đây bạn chưa từng nghĩ đến việc hệ thống điện thoại có thể gây ảnh hưởng tới doanh nghiệp của bạn. Có một câu nói rất hay mà mình được nghe “mọi thất bại to lớn đều bắt đầu từ sai lầm nhỏ nhất”.
Cho nên hãy hoàn thiện hệ thống điện thoại của bạn ngay nếu gặp phải 6 thực trang trên. Theo dõi mình để biết thêm các kiến thức hay về tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp nhé!
