Những lầm tưởng về VoIP mà các doanh nghiệp thường mắc phải
Với sự ra đời của VoIP (tổng đài ảo hay giao thức thoại qua Internet) đã mang tới cho các doanh nghiệp một phương thức liên lạc hoàn toàn mới không chỉ nhờ những ưu điểm về chi phí mà còn đem lại rất nhiều lợi ích trong quá trình sử dụng, lắp đặt hay cả trong quá trình bảo trì, bảo dưỡng sau này. Mặc dù vậy, một số doanh nghiệp vẫn chưa áp dụng công nghệ mới này.
Tuy nhiên, hiện nay còn rất nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn chưa tin tưởng sử dụng hệ thống vô cùng hữu ích này. Điều này một phần các doanh nghiệp còn đang lăn tăn trong vấn đề chi phí xây dựng, một phần do những lầm tưởng về VoIP vẫn tồn tại từ trước tới nay. Dưới đây làm một số sai lầm về VoIP mà các doanh nghiệp vẫn thường lầm tưởng.
Sai lầm thứ 1: Chất lượng âm thanh không tốt
Nếu các doanh nghiệp đã bắt đầu sử dụng hệ thống VoIP vào những năm 90, có lẽ đây thực sự là tình trạng rất đáng quan ngại. Âm thanh được truyền đến luôn bị chậm hơn hoặc người sử dụng không hề nghe thấy âm thanh ngay trong khi đối phương vẫn đang nói chuyện với mình. Nếu những trải nghiệm đó khiến Quý vị không hài lòng, thì bây giờ, đã đến lúc cần phải thay đổi suy nghĩ này.
Hiện nay, lý do dẫn đến tình trạng trên đã được các nhà cung cấp phát hiện và đã có phương pháp khắc phục tình trạng này. Bên cạnh đó, để chắc chắn hơn về vấn đề này, các nhà cung cấp luôn có các bản thử nghiệm cho khách hàng sử dụng. Chính vì thế chất lượng âm thanh giờ đây không còn là vấn đề quá nghiêm trọng khi sử dụng hệ thống tổng đài ảo.
Sai lầm thứ 2: Không bảo mật
Đây cũng là một trong những quan niệm sai lầm về VoIP, đó là độ bảo mật kém do nó hoạt động hoàn toàn trên nền tảng Internet. Rất nhiều thông tin liên quan tới việc các Hacker ăn trộm được thông tin khách hàng cũng như thông tin nội bộ thông qua tổng đài ảo lại càng khiến cho người dùng hoang mang và có cái nhìn sai lệch về VoIP
Sự thật là VoIP cũng giống như bất kỳ ứng dụng Internet nào khác. Độ bảo mật cao hay thấp là tùy vào người dùng như thế nào. Khi lắp đặt VoIP, phía nhà cung cấp sẽ triển khai cho các doanh nghiệp những công cụ bảo mật khác nhau để đảm bảo an toàn tuyết đối và riêng tư cho các cuộc gọi của người sử dụng. Bên cạnh đó, từ phía các doanh nghiệp cũng không thể chủ quan và cần phải có những phương thức bảo vệ khác như: tường lửa, mã xác thực,… Qua đó, ta có thể thấy được thực chất hệ thống tổng đài ảo sẽ có độ an toàn và tin tưởng hơn so với các hệ thống thoại bình thường rất nhiều nhờ nhiều lớp bảo vệ.
Sai lầm thứ 3: Không cần thiết cho doanh nghiệp
Nhiều doanh nghiệp không sử dụng VoIP họ thấy rằng đây là hệ thống không cần thiết. Một số người nghĩ rằng VoIP không phù hợp đối với mô hình doanh nghiệp nhỏ. Một số khác lại cảm thấy mình không đủ khả năng và chi phí để xây dựng một hệ thống thông tin hoàn toàn mới thay thế cách thức truyền thống. Thậm chí có người còn nói rằng họ không cần VoIP vì hệ thống hiện tại của họ vẫn đang hoạt động rất tốt. Tất cả đều là những lầm tưởng sai lầm về VoIP.
Quá trình lắp đặt không còn quá phức tạp và tốn kém cho các doanh nghiệp. Đặc biệt, tổng đài ảo còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều chi phí từ cước điện thoại (do chi phí thoại nội bộ là hoàn toàn miễn phí). Ngoài ra giao thức này còn hoàn toàn phù hợp với tất cả các mô hình doanh nghiệp hiện nay.
Sai lầm thứ 4: Không có nhiều tính năng
Mặc dù khi mới ra đời, VoIP không có nhiều tính năng như: hỗ trợ gửi fax, tích hợp với các hệ thống khác, gọi khẩn cấp hay nhiều tính năng quan trọng khác, thế nhưng, qua thời gian, vấn đề này đã được cải thiện. Các hệ thống tổng đài ảo hiện nay có rất nhiều tính năng phù hợp với các doanh nghiệp hiện nay.
Hệ thống VoIP giờ đây đã tích hợp nhiều tính năng khác nhau như fax kỹ thuật số giúp việc gửi thông tin dễ dàng và thuận tiện, nhanh chóng hơn so với cách thước truyền thống. Bên cạnh đó, VoIP cũng sử dụng hình thức quay số khẩn cấp E911. Bên cạnh đó, VoIP còn có rất nhiều tính năng mới khác như tích hợp với hệ thống quản trị khách hàng (CRM) thân thiện giúp việc quản lý thông tin khách hàng được thuận tiện nhất.
Sai lầm thứ 5: Quá phức tạp với người sử dụng
Không phải ngẫu nhiên đây luôn là vấn đề của các doanh nghiệp khi còn đắn đo sử dụng VOIP. Khi mới sử dụng tổng đài ảo, khác với tổng đài điện thoại thông thường người dùng sẽ có chút bỡ ngỡ ngỡ khi phải làm quen với rất nhiều cụm từ viết tắt. Chính vì thế đã khiến không ít người nghĩ rằng chỉ những chuyên gia hoặc người có kiến thức chuyên ngành về kỹ thuật mới có thể sử dụng VoIP. Và suy nghĩ này là hoàn toàn sai lầm.
Khi sử dụng VOIP, các doanh nghiệp chỉ cần trang bị cho mình những kiến thức cơ bản nhất về SIP (giao thức khởi tạo phiên) và một hệ thống điện thoại tương thích với SIP để là đủ. Thứ hai, doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống internet của mình có đảm bảo chất lượng và tính ổn định cho VoIP không. Còn tất cả những vấn đề còn lại, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể yên tâm tin tưởng giao cho nhà cung cấp dịch vụ.
Trên đây là những lầm tưởng về tổng đài điện thoại mà các doanh nghiệp hiện nay còn gặp phải, thông qua bài viết, Viễn Thông Xanh hy vọng Quý vị cũng như các doanh nghiệp sẽ có cái nhìn toàn cảnh khác về VoIP. Nếu Quý vị cần tư vấn thêm về giải pháp VoIP hay cần báo giá về dịch vụ này, xin vui lòng liên hệ trực tiếp với Viễn Thông Xanh hoặc qua hotline: 0988863335 – Mr Phạm Tuấn Hiệp để được tư vấn và hỗ trợ một cách nhanh chóng và tiện lợi nhất.
> Xem thêm:
