Khi đối mặt với xu hướng chuyển đổi công nghệ điện thoại từ Analog sang VoIP, Các chủ doanh nghiệp luôn đặt ra câu hỏi: công nghệ VoIP có rẻ hơn điện thoại cố định không?
Nhiều người lầm tưởng và coi chi phí điện thoại cố định cũng như các tính năng hạn chế là đương nhiên. Tuy nhiên, giao thức thoại qua Internet (VOIP) là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp tiếp cận công nghệ và giảm chi phí.
Bài viết này, mình sẽ chỉ cho bạn lý do tại sao VoIP rẻ hơn điện thoại cố định căn cứ vào nhu cầu của một doanh nghiệp. Theo mình nào!
Mục lục bài viết Thu gọn
VoIP là gì?
Đầu tiên mình muốn bạn hiểu rõ về công nghệ VoIP là gì? VoIP là giao thức qua Internet – đây là dịch vụ cung cấp thông tin thoại bằng giọng nói (các cuộc gọi thoại) qua internet.
- VoIP là gì?
VoIP là giải pháp thay thế cho điện thoại Analog truyền thống đã tồn tại hàng thập niên qua. VoIP sẽ thay đổi cách “định giá” chi phí của các chủ doanh nghiệp như một phần cố định trong hoạt động kinh doanh.
Khi thời đại này đang dịch chuyển và mở rộng ra toàn cầu cùng với việc phải làm việc từ xa thì điện thoại Analog bị VoIP xóa ngôi là điều tất yếu.
Những lý do khiến VoIP rẻ hơn điện thoại cố định
1. Giảm chi phí lắp đặt và thiết bị
Khác với điện thoại Analog cần đến nhân viên kỹ thuật đến lắp đặt dây điện thoại cho văn phòng của bạn bằng các dây công nghệ PBX hay dây đồng đắt điền. Thiết bị VoIP có thể sử dụng ở bất kỳ nơi nào có kết nối Internet hoặc mạng LAN.
- VoIP giảm chi phí lắp đặt và thiết bị
Bạn cũng phải nói lời chào tạm biệt với những anh nhân viên bảo trì liên tục, thậm chí bạn có thể để cho đội ngũ nhân viên của bạn sử dụng điện thoại doanh nghiệp tại nhà và đảm bảo có trải nghiệm cuộc gọi tới khách hàng liền mạch ngay cả làm việc từ xa.
Bên cạnh đó, các nhà cung cấp gói dịch vụ VoIP cũng có chi phí rẻ hơn điện thoại thông thời tới 60% chi phí bất kể là chi phí theo tháng.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng điện thoại Analog thì chỉ cần lắp thêm bộ điều phối ATA để sử dụng VoIP hoặc kết nối trực tiếp với các máy tính để bàn, Laptop, máy tính bảng, điện thoại thông minh hay điện thoại IP.
2. Chi phí gọi điện tiết kiệm hơn
Không chỉ tiết kiệm chi phí về thiết bị và cơ sở hạ tầng lắp đặt. Các gói dịch vụ VoIP thường được chiết khấu đáng kể so với các nhà cung cấp điện thoại cố định vì họ sử dụng chuyển giao kỹ thuật số.
- VoIP tiết kiệm chi phí gọi
Các nhà cung cấp VoIP có thể cung cấp các gói gọi điện không giới hạn trong khu vực kinh doanh và cả cuộc gọi quốc tế với chi phí thấp.
3. Tích hợp liền mạch và các tính năng được bổ sung
Một trong những điểm mạnh nổi bật của VoIP là thể tạo ra tích hợp liền mạch với nhiều ứng dụng doanh nghiệp của bạn (chẳng hạn như phần mềm CRM) mà các dòng điện thoại truyền thống không thể làm được.
Bên cạnh đó bạn sẽ khai thác được nhiều lợi ích bổ sung của VoIP như: định tuyến và ghi âm cuộc gọi, thiết lập người trả lời tự động, cuộc gọi chờ, chuyển cuộc gọi thông minh,…
Một trong những những tinh năng không có ở các đường dây điện thoại truyền thống là gửi thư thoại kèm file hình ảnh. Ngoài ra bạn có thể gửi những file này đến Email và tránh lãng phí thời gian nghe thư thoại. Điều này giúp tối ưu công việc và tiết kiệm thời gian, ngoài ra nó còn cho thấy sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên.
- VoIP cung cấp nhiều tính năng
VoIP có thể được sử dụng trên máy tính hoặc điện thoại di động và cho phép bạn sử dụng cùng một dịch vụ cho các cuộc gọi điện thoại, cuộc gọi video, fax và SMS.
Bạn không cần thiết phải làm việc với nhiều nhà cung cấp cùng lúc. Các công ty truyền thống có thể sử dụng một công ty cho dịch vụ điện thoại cố định của họ, một công ty khác cho điện thoại di động và một công ty khác cho các cuộc gọi hội nghị video. Thật sự quá lằng nhằng và phát sinh lắm chi phí lãng phí.
Bạn hoàn toàn có thể kết hợp VoIP với phần mềm bổ trợ để tối ưu khả năng tương tác với khách hàng.
4. Không hạn chế khả năng mở rộng
Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu liên lạc trong dài hạn để đạt được tối ưu về chi phí khi phải thay đổi hay mở rộng quy mô. Chẳng hạn bạn thấy doanh nghiệp phát triển và nhu cầu có thể lên đến 100 User nhưng hiện tại doanh nghiệp thực sự chỉ khai thác 50 User.
Điều này chỉ cần thiết với hệ thống điện thoại truyền thống, nhưng đối với công nghệ VoIP bạn có khả năng mở rộng không giới hạn. Bạn chỉ gặp giới hạn duy nhất bởi băng thông internet.
- VoIP không hạn chế khả năng mở rộng
VoIP cho phép bạn nhanh chóng thêm hoặc giảm số lượng người dùng tổng thể để đáp ứng nhu cầu của bạn. Điều này rất quan trọng đối với một doanh nghiệp đang phát triển và cũng có thể là một khoản tiết kiệm chi phí đáng kể cho các công ty được hưởng dịch vụ hỗ trợ khách hàng theo chu kỳ hoặc chu kỳ bán hàng.
5. Phân tích và quản lý cuộc gọi
Công nghệ VoIP hàng đầu cung cấp khả năng phân tích cuộc gọi về thông số định lượng và xu hướng của các cuộc gọi. Bạn hoàn toàn có thể phân tích dữ liệu lịch sử cuộc gọi và truy cập các bản ghi âm cuộc gọi để cải thiện các vấn đề hoặc dịch vụ khách hàng.
- VoIP cho phân tích và quản lý cuộc gọi
Rõ ràng VoIP không chỉ rẻ hơn điện thoại cố định – mà nó còn là bản nâng cấp mạnh mẽ phù hợp với nhu cầu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp hơn.
So sánh hệ thống VoIP với điện thoại cố định
Thứ nhất: Sự khác biệt cơ bản nhất là VoIP sử dụng internet để thực hiện cuộc gọi, còn điện thoại cố định sử dụng dây đồng. Điều này cũng có nghĩa là các cuộc gọi VoIP không bị giới hạn bởi vị trí miễn là có internet, trong khi các cuộc gọi điện thoại cố định sẽ trói bạn trong một khu vực địa lý nhất định.
Thứ hai: Cáp quang mang tới hiệu quả tốt hơn dây đồng. Trong khi dây đồng chỉ có thể truyền 1 lượng dữ liệu nhất định thì cáp quang quang có thể truyền dữ liệu nhanh và nhiều hơn. Đó là lý do tại sao các cuộc gọi cố định hay bị rớt và gặp các sự cố.
Thứ ba: Sự khác biệt này là điều mà đa số các doanh nghiệp quan tâm, đó là chi phí. Hệ thống điện thoại cố định tốn rất nhiều chi phí để lắp đặt và bảo trì. VoIP thì rẻ hơn nhiều. Một bên là lỗi thời và đắt, một bên là ngon – bổ – rẻ, không khó để đưa ra sự lựa chọn nhỉ?
Lợi ích của việc chuyển từ điện thoại cố định sang dịch vụ VoIP là gì?
Mặc dù thời đại này đang hướng tới VoIP nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng để thay đổi. Họ vẫn cảm thấy và cho rằng hệ thống điện thoại cố định đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp.
Nếu bạn còn băn khoăn giữa việc tranh luận VoIP và điện thoại cố định. Bạn không cần tìm câu trả lời vội hãy để mình chỉ ra cho bạn xem các lợi ích VoIP có thể mang lại cho bạn:
Hệ thống VoIP rẻ hơn
Mặc dù đã nhắc đến nhiều lần trong bài này, nhưng mình vẫn muốn nhắc lại. Giá của một hệ thống VoIP rẻ hơn quá nhiều so với điện thoại truyền thống. Và nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều văn phòng thì sự khác biệt này quá lớn.
Cuộc gọi VoIP thực hiện ở bất kỳ đâu
Xu hướng làm việc từ xa, tại nhà, hay công tác ngày càng phát triển. Và nếu bạn trải qua trận đại dịch Covid-19 thì bạn sẽ hiểu sự cần thiết của việc làm việc từ xa này quan trọng đến mức nào. Trong một số trường hợp nó quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp.
VoIP giải phóng nhân viên của bạn khỏi bàn làm việc. Họ có thể tự do làm việc tại bất cứ đâu họ muốn. Hãy sẵn sàng và chủ động trong mọi tình huống.
Kể ra doanh nghiệp bạn di chuyển địa điểm văn phòng, thì bạn cũng dễ dàng di chuyển hệ thống điện thoại theo mà không tốn nhiều nỗ lực như điện thoại cố định.
Khả năng mở rộng và thích ứng lớn
Tốc độ phát triển và mở rộng của doanh nghiệp hiện nay đang thay đổi theo từng năm và thậm chí là ngắn hơn. Và hệ thống điện thoại cần phải mở rộng và thu hẹp linh hoạt để đáp ứng nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp cũng như tránh lãng phí chi phí.
Từ việc tối ưu sẽ tạo nên khả năng thích nghi của doanh nghiệp với thách thức và tận dụng cơ hội từ môi trường kinh doanh. Hệ thống VoIP làm được điều này còn điện thoại cố định thì không.
Hệ thống VoIP cho phép bạn khả năng mở rộng và thu hẹp khi cần thiết dễ dàng và nhanh chóng. Việc bạn cần làm là tập trung vào kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.
Tích hợp với các phần mềm hỗ trợ kinh doanh
Hệ thống VoIP dễ dàng tích hợp với các phần mềm hỗ trợ kinh doanh như: hệ thống quản lý khách hàng (CRM) hay các phần phềm khác để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả. Hệ thống điện thoại cố định thì không thể.
Cải thiện chất lượng cuộc gọi
Đường dây điện thoại cũ mang tới chất lượng âm thanh của POTS, nó dễ bị nhiễu có độ trễ thời gian khi đàm thoại. Còn VoIP sử dụng công nghệ Opus, có nghĩa là bạn chỉ cần có đủ băng thông bạn sẽ có chất lượng âm thanh HD.
Vậy khi không có đủ băng thông thì sao, đừng lo vì mỗi đường dẫn VoIP chỉ yêu cầu 0.1 Mbps tương ứng với 100 Kp. Và cả khi bạn không đủ băng thông thì chất lượng âm thanh cũng được giữ ở mức tiêu chuẩn. Bạn sẽ không nhận thấy sự khác biệt đâu chỉ là nó không HD thôi.
Dễ sử dụng
Chắc hẳn bạn đang nghỉ : Ủa hiện đại hơn mà dễ sử dụng? Đúng rồi đấy, kể cả bạn không hiểu về công nghệ thì đừng lo lắng. Hệ thống VoIP được thiết kế để dễ sử dụng. Nhân viên của bạn có thể dễ dàng thiết lập và chạy hệ thống điện thoại VoIP chỉ trong vài phút.
Ít gặp sự cố hơn
Hệ thống VoIP rất ít khi bị gián đoạn. Trong khi hệ thống điện thoại cố định dễ dàng bị ngừng hoạt động cả chi nhánh chỉ vì mất điện. Có rất nhiều biện pháp dự phòng để đảm bảo hệ thống điện thoại VoIP hoạt động bình thường.
Các tính năng và chức năng nâng cao
VoIP và điện thoại cố định đều có các tính năng cuộc gọi cơ bản. Tuy nhiên, VoIP đi kèm nhiều tính năng nâng cao mà điện thoại cố định truyền thống không có. Chẳng hạn như: ghi âm cuộc gọi, hội nghị truyền hình, phiên âm giọng nói thành văn bản,…
Hạn chế việc chuyển điện thoại cố định sang VoIP
Thứ nhất: Vấn đề hay gặp nhất về hệ thống VoIP là chúng không tương thích với nhiều loại thiết bị điện thoại phi kỹ thuật số (thiết bị quá cũ). Nếu công ty bạn vẫn đang sử dụng điện thoại kiểu cũ, máy fax bạn có thể gặp rắc rối khi chuyển sang VoIP.
Nhưng vấn đề này rất dễ khắc phục, bạn có thể đầu tư các thiết bị tương thích với VoIP hoặc tận dụng các thiết bị điện thoại thông minh, PC, Laptop để thực hiện cuộc gọi với hệ thống VoIP của mình.
Thứ hai: Một vấn đề nữa có xảy ra đố là không đủ băng thông dẫn tới chất lượng cuộc gọi giảm. Tuy nhiên với công nghệ internet hiện nay bạn hoàn toàn có thể tự tin thực hiện hàng trăm cuộc gọi đồng thời.
Thứ ba: Vấn nạn hack VoIP, đây là cuộc tấn công của tin tặc vào lỗ hổng hệ thống điện thoại của bạn để nhằm thực hiện cuộc gọi để lấy phí cước hoặc thu thập thông tin quan trọng.
Vấn đề này gặp ở mọi hệ thống điện thoại, tuy nhiên VoIP bạn chỉ cần thực hiện biện pháp bảo mật nhiều tầng là có thể dễ dàng ngăn chặn hầu hết các cuộc tấn công.
Nhìn chung, hệ thống VoIP có rất ít nhược điểm khi sử dụng. Mọi hạn chế của nó để dễ dàng có thể khắc phục.
Bạn có thể xem bài viết này để biết rõ hơn về hack VoIP:
Tổng kết:
Vậy là đã đến cuối bài và mình đã chỉ ra cho bạn 5 lý do khiến công nghệ VoIP rẻ hơn điện thoại cố định. Mong rằng bài viết này đã giúp bạn hiểu được lợi thế và điểm mạnh của công nghệ VoIP.
