Bước sang giai đoạn công nghệ phát triển, doanh nghiệp đang dần loại bỏ hệ thống tổng đài Analog cũ tồn tại hàng thập niên qua sang hệ thống tổng đài VoIP với các tính năng mạnh mẽ hơn.
Thay đổi sang hệ thống tổng đài điện thoại VoIP là điều tất yếu bởi những lợi ích mà hệ thống này mang lại.
Hơn tất cả, doanh nghiệp và bạn đều muốn đảm bảo hệ thống điện thoại của công ty luôn hoạt động và có hiệu quả công việc cao. Bất kể là bạn lắp đặt tổng đài nào thì việc có một kế hoạch sẽ giúp công việc của bạn thành công hơn bao giờ hết.
Thật may là việc này mình sẽ chỉ cho bạn. Doanh nghiệp bạn sẽ được khai thác sức mạnh của hệ thống điện thoại VoIP chỉ trong 12 bước. Cũng bắt đầu với mình nào!
Giai đoạn 1: Nghiên cứu & chuẩn bị trước khi mua
Việc cần làm đầu tiên là bạn phải thu thập thông tin chi tiết về nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp bạn để có kế hoạch. Đây là bước quan trọng và là viên móng đầu tiên cho kế hoạch nên hãy tìm hiểu đúng và đầy đủ.
1. Xác định nhu cầu hệ thống tổng đài điện thoại của bạn
Rất nhiều lãnh đạo doanh nghiệp trong đó có cả tôi và bạn, đều không có các danh sách yêu cầu đối với dịch vụ điện thoại. Nếu những điều căn bản để xác định nhu cầu không được đề cập, thì tính năng thoại hiện đại đến mức nào cũng không quá quan trọng.
Ví dụ thực tế về nhu cầu của hệ thống tổng đài điện thoại:
- Số lượng User (người dùng) cả cục bộ và remote (từ xa)
- Số điện thoại doanh nghiệp đang hoạt động
- Chi phí sử dụng hệ thống điện thoại (hóa đơn điện thoại hoạt động)
- Chi phí và thay đổi ngân sách
Chỉ khi bạn nắm rõ được những thứ cơ bản này trong tay, hãy nghĩ xem điều gì bạn muốn từ hệ thống tổng đài điện thoại mới?
Việc tìm ra nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp trước tiên sẽ giúp bạn đi đúng hướng để lựa chọn nhà cung cấp tổng đài VoIP tốt nhất. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tiền bạc về lâu dài.
2. Ưu tiên các tính năng giao tiếp
Tính năng cuộc thoại có rất nhiều và bạn phải xác định được một số tính năng hệ thống điện thoại cần phải có. Có những tính năng bạn sẽ chưa nghe đến bao giờ, công nghệ hiện nay đã mở ra nhiều chức năng hơn để bạn tương tác với khách hàng và tham gia hội nghị.
Một số tính năng VoIP đáng chú ý bao gồm:
- Tạo lời thoại trả lời tự động và hướng dẫn người gọi đến.
- Định tuyến cuộc gọi để hướng cuộc gọi đến một hoặc nhiều thành viên trong nhóm.
- Tổ chức hội nghị với nhóm của bạn và khách hàng qua video.
- Nhắn tin tức thì với đồng nghiệp một cách an toàn.
- Ghi âm cuộc gọi, gửi thư thoại,…
Đây mới chỉ là một số tính năng, bạn có thể sử dụng hơn 40 tính năng viễn thông với hệ thống tổng đài VoIP. Ngạc nhiên lắm đúng không nè?
3. Thực hiện kiểm tra băng thông
Hệ thống tổng đài VoIP hoạt động bằng cách kết nối các cuộc gọi qua kết nối Internet. Do đó bạn cần đủ băng thông để thực hiện các cuộc gọi một cách mượt mà. Đây không phải là vấn đề ai cũng gặp phải.
Theo thống kê trung bình của Ookla hầu hết các kết nối băng thông đều rộng trên 50 Mbps, tuy nhiên để đảm bảo kết nối cho các cuộc gọi qua IP hiệu quả nhất hãy đảm bảo nguyên tắc sau:
- Băng thông: 100 Kbps trên mỗi dòng (Ví dụ: 10 dòng cần 1.000 Kbps hoặc khoảng 1 Mbps)
- Độ trễ: 150 mili giây trở xuống
- Jitter: 20 mili giây hoặc ít hơn
Mặc dù thực hiện bài kiểm tra băng thông cần thiết nhưng hãy yên tâm rằng hầu hết các bộ định tuyến nối mạng ngày nay là đủ để xử lý lưu lượng thoại qua giao thức VoIP. Dễ như ăn kẹo ấy nhưng mà vẫn nên kiểm tra nha.
4. Chọn điện thoại VoIP phù hợp
Một điều tuyệt vời của hệ thống VoIP là bạn không cần thiết bị mới và có thể sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính của mình với kết nối điện thoại Internet.
Điện thoại VoIP kết nối trực tiếp với internet qua dây hoặc Wifi, mà không phải qua đường dây điện thoại thông thường. Nếu bạn có đội làm việc từ xa thì có thể sử dụng Softphone. Còn nếu bạn có đội nhóm nhân viên làm việc tại văn phòng lớn thì nên dùng điện thoại VoIP để bàn.
Bạn có thể tham khảo một số mẫu điện thoại IP hãng Fanvil tại đây: Điện thoại Fanvil
Giai đoạn 2: Cài Đặt & Thiết lập Người dùng
Khi đã hoàn thành việc lựa chọn nhà cung cấp, đã đến lúc bạn cần phải thiết lập hệ thống tổng đài VoIP tại doanh nghiệp. Giai đoạn này sẽ không gây khó khăn gì bởi đa số các nhà cung cấp sẽ hướng dẫn và lắp đặt cùng bạn trong quá trình thiết lập.
5. Chuyển số điện thoại
Đầu số là một yếu tố quan trọng trong hệ thống tổng đài nói chung. Đối với doanh nghiệp, đầu số như là một xác minh danh tính, khách hàng có thể biết số điện thoại của bạn hoặc nó xuất hiện trong các tài liệu tiếp thị của bạn.
Hiện nay có rất nhiều nhà mạng cung cấp đầu số tổng đài: tổng đài di động GSM và tổng đài di động SIP. Bạn hoàn toàn có thể đăng ký hoặc chuyển số điện thoại sang số tổng đài Hotline thoải mái.
6. Thêm và quản lý người dùng
Mặc dù đã xác định số lượng User cần dùng từ giai đoạn 1, tuy nhiên số lượng người dùng có thể khác với số lượng tiện ích mở rộng điện thoại và nhân viên. Bạn có thể không muốn một số nhân viên có số quay số trực tiếp (DID).
Đối với hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, đơn giản bạn chỉ cần một bảng tính Excel. Công việc chỉ có lập kế hoạch về người dùng, tiện ích mở rộng điện thoại, quyền và bất kỳ luồng cuộc gọi mong muốn nào mà bạn muốn để bạn có thể sẵn sàng hoạt động công việc trong ngày đầu tiên. Đối với các tổ chức lớn lời khuyên là sử dụng các nhóm đổ chuông, quản trị viên và hồ sơ.
7. Tải xuống ứng dụng VoIP
Hãy thiết lập các thiết bị của bạn muốn sử dụng cho hệ thống tổng đài VoIP mới nào. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng Softphone để thực hiện các cuộc gọi từ điện thoại thông minh hoặc máy tính để bàn của bạn.
Đối với điện thoại IP để bàn, hãy kết nối chúng với Internet, chúng sẽ kết nối với nhà cung cấp VoIP của bạn. Từ đó, liên kết điện thoại thực với người dùng trong cổng quản trị của bạn.
8. Thiết kế người trả lời tự động
Đây là tính năng chuyên nghiệp nâng cao, giúp bạn và khách hàng của mình đạt được sự phối hợp tốt nhất. Khách hàng đến được người để giải quyết vấn đề và doanh nghiệp thì phân loại được khác theo nhu cầu khác nhau.
Bạn muốn nghĩ về hành trình khi ai đó gọi đến công ty của bạn. Một người phục vụ trả lời tự động chuyên nghiệp là sẽ giúp bạn làm điều này. Nó giúp khách hàng tìm được đúng nơi cần đáp ứng nhu cầu và doanh nghiệp thì dễ dàng tiếp cận và phân lợi nhu cầu khách hàng tốt hơn.
Giai đoạn 3: Sau khi cài đặt
Đến đây bạn đã hoàn thành hấu hết quá trình cài đặt điện thoại doanh nghiệp. Bốn bước cuối này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa mọi thứ mà hệ thống điện thoại VoIP cung cấp.
9. Xác minh kết nối mạng
Trong quá trình cài đặt VoIP hãy đảm bảo và kiểm tra kỹ kết nối của bạn và xem kết nối điện thoại qua IP có hoạt động tốt không? Bạn không muốn khách hàng gọi đến và nghe từ đầu dây bên kia những âm thanh ngắt quãng đúng không?
Dưới đây là mẹo mà mình khuyên bạn nên dùng để kiểm tra hệ thống điện thoại:
- Gọi số doanh nghiệp từ điện thoại di động của bạn.
- Gọi điện thoại di động của bạn từ số điện thoại doanh nghiệp.
- Thực hiện kiểm tra cuộc gọi trong khoảng 20 phút để kiểm tra xem có bất kỳ sự cố âm thanh nào không?
- Tốt nhất là tắt SIP ALG bên trong bộ định tuyến mạng của bạn và cài đặt cấu hình chất lượng Dịch vụ (QoS) cho VoIP.
Điều này sẽ giúp duy trì chất lượng và hiệu suất cuộc gọi cao hơn.
10. Xác nhận chỉ định số của bạn
Ngoài các số quay số trực tiếp (DID), doanh nghiệp bạn có thể sử dụng đổ chuông nhóm (còn được gọi là cuộc gọi nhóm). Các cuộc gọi này có thể hướng các cuộc gọi đến đến một số ít người dùng từ một tiện ích mở rộng điện thoại.
Hãy xác nhận rằng bạn đã định cấu hình ID người gọi đi như mong muốn. ID người gọi của người dùng có thể được đặt mặc định thành số điện thoại của vị trí. Có thể khoảng thời gian để các nhà cung cấp dịch vụ viễn thông cập nhật cơ sở dữ liệu ID người gọi của họ.
11. Ghi lại lời chào thư thoại
Thư thoại rất quan trọng đối với mọi hệ thống điện thoại doanh nghiệp. Giọng nói của bạn giúp khách hàng và đồng nghiệp biết liệu họ đã đến đúng số hay chưa.
12. Kích hoạt các tính năng VoIP bổ sung
Đến bước cuối cùng để cài đặt hệ thống điện thoại VoIP rồi đó, công việc cuối cùng là thiết lập các tính năng liên lạc bổ sung. Những điều này không cần thiết ngay nhưng sẽ giúp công ty bạn nâng cao quy trình làm việc và năng suất.
Các tính năng giao tiếp phổ biến mà doanh nghiệp cần bao gồm:
- Chuyển tiếp cuộc gọi: đôi khi nhân viên đang bận và không thể nghe máy.
- Gửi fax trực tuyến: Gửi và nhận fax qua mạng VoIP của bạn, giống như email.
- Ghi âm cuộc gọi: Nghe các cuộc gọi điện thoại của bạn từ đám mây bất cứ lúc nào.
- Nhắn tin văn bản : Bạn có thể trao đổi lịch hẹn hoặc thông tin văn bản bằng SMS.
- Sàng lọc cuộc gọi: Ngăn chặn những cuộc gọi rác làm lãng phí thời gian của bạn. Với tính năng này, bạn có thể chặn các cuộc gọi thoại không mong muốn để khách hàng có thể liên hệ với bạn.
Tổng Kết
Thiết lập một hệ thống tổng đài điện thoại VoIP không phải là một điều nhanh chóng nhưng cũng không phức tạp đến vậy. Cái bạn cần là một kế hoạch logic và làm theo tuần tự công việc là ổn.
Mong rằng qua bài biết này các bạn đã biết được 12 bước đơn giản để thiết lập hệ thống tổng đài điện thoại VoIP cho doanh nghiệp của bạn. Hãy theo dõi mình để không bỏ lỡ những bài viết hay về tổng đài điện thoại nha!
Xem thêm các bài viết hay về tổng đài VoIP tại đây:
