Nhu cầu liên lạc nội bộ hay kết nối bên ngoài của doanh nghiệp ngày càng tăng. Chính vì vậy, việc lắp đặt tổng đài điện thoại cho công ty là điều cần thiết.
Tuy nhiên mỗi doanh nghiệp đều mang những đặc điểm riêng và có nhu cầu sử dụng tổng đài điện thoại khác nhau. Chính vì vậy cần lưu ý những gì khi lắp đặt tổng đài điện thoại cho công ty?
Tìm một tổng đài điện thoại phù hợp với doanh nghiệp của bạn
Khi quyết định chọn một tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp, quyết định đầu tiên mà bạn phải đưa ra đó là bạn sẽ chọn loại hệ thống nào?
Hiện nay chủ yếu các doanh nghiệp sử dụng 2 loại tổng đài điện thoại chính gồm: tổng đài Analog, tổng đài VoIP. Với mỗi loại sẽ có những ưu điểm và nhược điểm riêng, cái doanh nghiệp bạn cần là phải tìm ra giải pháp phù hợp nhất.
Hãy cùng xem 2 loại tổng đài này khác nhau như thế nào:
- Tổng đài Analog: tổng đài này đã xuất hiện lâu đời và hoạt động trên công nghệ Analog. Tức là doanh nghiệp sẽ sử dụng các đường Line từ các nhà mạng kéo trực tiếp kết nổi với tổng đài Analog và chia nhánh đến các điện thoại.
- Tổng đài VoIP: tổng đài này hoạt động dựa trên giao thức VoIP để chuyển tín hiệu thoại thành tín hiệu kỹ thuật số và truyền dựa trên Internet. Tổng đài VoIP mang đến nhiều tính năng cho doanh nghiệp nên đang trở thành xu hướng.
Để có thể hiểu thêm về tổng đài VoIP các bạn có thể tham khảo bài viết sau:
- Tổng đài IP là gì? và mang tới lợi ích gì cho doanh nghiệp?
- Cấu tạo và chức năng hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là gì?
Vậy sau khi hiểu rõ được hai loại tổng đài này thì bạn cần làm gì để đưa ra quyết định lựa chọn chính xác, theo mình bạn nên tự đặt ra một số câu hỏi sau để có được câu trả lời:
- Doanh nghiệp của bạn đã đang sử dụng loại hệ thống điện thoại (điện thoại để bàn, điện thoại IP, điện thoại ảo) nào chưa? Trong các giải pháp lựa phù hợp nhu cầu có giải pháp nào tối ưu để sử dụng các thiết bị hiện có của doanh nghiệp không?
- Các tính năng bạn mong muốn tổng đài điện thoại cung cấp là gì? Nếu bạn cần điện thoại bàn, bạn muốn loại dịch vụ nào? Bạn có cảm thấy thoải mái khi sử dụng hệ thống Giao thức Thoại qua Internet (VoIP), chạy qua internet và có sẵn từ nhiều nhà cung cấp không? Hay bạn muốn sử dụng dịch vụ điện thoại cố định truyền thống do một công ty điện thoại địa phương hoặc khu vực cung cấp?
- Nếu bạn chọn VoIP, bạn muốn đặt hệ thống tổng đài tại doanh nghiệp của mình (tại chỗ) hay để nhà cung cấp dịch vụ của bạn lưu trữ nó (dựa trên đám mây)?
Sau khi trả lời những câu hỏi như vậy, mình tin rằng doanh nghiệp của bạn đã vẽ ra được một nhu cầu cụ thể hơn và làm căn cứ để tiến hành lựa chọn chính xác!
Những lưu ý cần làm trước khi chọn tổng đài điện thoại cho doanh nghiệp?
Xác định nhu cầu doanh nghiệp trong dài hạn
Hệ thống tổng đài dùng trong doanh nghiệp về cơ bản cần phải đáp ứng nhu cầu trong một khoảng thời gian dài và thường thì phải từ 3 năm trở lên. Đối với các doanh nghiệp khác nhau thì nhu cầu khác nhau.
Nhưng nhìn chung, bạn cần phải xác định khái quát nhu cầu doanh nghiệp của bạn. Chẳng hạn doanh nghiệp vừa và nhỏ có xu hướng phát triển trong thời gian tới thì tổng đài điện thoại cần có không gian để nâng cấp và mở rộng để đáp ứng nhu cầu tăng lên của doanh nghiệp.
Lúc này tổng đài IP sẽ cho bạn không gian nâng cấp để làm điều đó. Nhưng nếu doanh nghiệp của bạn chỉ cần sử dụng liên lạc nội bộ trong công ty thì dùng tổng đài Analog cũng đã đáp ứng được.
Và tại sao mình khuyên các bạn nên xác định nhu cầu của doanh nghiệp trong thời gian dài? Bởi lẽ, nền kinh tế hiện nay thay đổi và phát triển quá mạnh mẽ khiến cho nhu cầu của doanh nghiệp thay đổi nhanh chóng. Đừng để cơ sở vật chất bạn trang bị năm nay đến sang năm đã không thể sử dụng hoặc sử dụng không hết tính năng để rồi lãng phí.
Lựa chọn đầu số phù hợp với chiến lược kinh doanh
Đầu số là một thành phần khá quan trọng trong hệ thống tổng đài điện thoại. Nó cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi đến và đi. Tuy nhiên hiện nay có rất nhiều nhà mạng cung cấp các đầu số khác nhau.
Hiện nay các doanh nghiệp hay sử dụng đầu số 1900 hoặc 1800 nhiều nhất. Bởi trong tiềm thức khách hàng đã mặc định đây là những đầu số uy tín và đáng tin cậy. Ngoài 2 loại đầu số này còn có các loại đầu số cố định và đầu số Mobi SIP.
Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp
Thiết bị đầu cuối trong hệ thống tổng đài IP hay là các điện thoại, máy fax,.. giúp tiếp nhận hoặc thực hiện các cuộc gọi đi. Lựa chọn thiết bị đầu cuối phù hợp bạn cần lưu ý các vấn đề sau:
- Tính năng doanh nghiệp đang cần từ một cuộc điện thoại chuyên nghiệp?
- Ngân sách cũng là một vấn đề đáng quan tâm bởi nếu số lượng nhân viên tư vấn lớn thì chỉ chênh lệch một chút giá cũng tạo nên sự gia tăng chi phí đáng kể.
- Không gian làm việc cũng là một yếu tố bạn nên quan tâm.
- Bạn chỉ thực hiện các cuộc gọi ở văn phòng hay phải di chuyển liên tục.
Tổng kết
Lắp đặt tổng đài điện thoại là việc cần thiết cho các doanh nghiệp hiện nay đặc biệt là các doanh nghiệp dịch vụ và trung tâm cuộc gọi. Mong rằng qua bài viết này các bạn đã nắm được những lưu ý khi lắp đặt tổng đài điện thoại cho công ty của mình phù hợp nhất.
Cảm ơn các bạn đã đọc hết bài viết và hãy theo dõi mình để đọc thêm các bài viết thú vị về tổng đài IP nha!
