Thời đại đang thay đổi, VoIP mang lại những lợi ích nổi bật so với các dịch vụ điện thoại truyền thống. Đặc biệt với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, chuyển sang hệ thống điện thoại VoIP là một điều tuyệt vời.
Công nghệ VoIP đem lại những khoản tiết kiệm dài hạn cho doanh nghiệp từ đó trở thành nguồn lực để phát triển và mở rộng kinh doanh. Nhưng lợi ích không chỉ dừng lại ở đó, hãy để mình chỉ cho bạn 11 điều hay ho mà hệ thống VoIP ngay sau đây:
1. Xây dựng thương hiệu với khách hàng
Nâng cao trải nghiệm khách hàng đang là xu hướng để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Bất kỳ một chủ doanh nghiệp nào như bạn hay là mình thì cũng muốn mang đến chất lượng vượt trội khi làm việc với khách hàng. Trong đó, có giao tiếp thoại.
Và khi khách hàng gọi đến, thứ mà họ tiếp xúc đầu tiên là IVR (nhạc đang chờ hoặc lời nhắc bằng giọng nói). Một lời chào chuyên nghiệp và chân thành sẽ giúp giữ chân khách trong khi xây dựng lòng trung thành với thương hiệu.
Hệ thống điện thoại VoIP cho phép bạn tải lên và triển khai giọng nói thương hiệu của riêng mình để tăng thêm độ sâu, độ ấm và cá tính cho lời nhắc bằng giọng nói tự động của bạn. Một thông điệp rõ ràng kèm theo một giai điệu hoặc nhạc nền hợp tâm trạng sẽ kéo gần khoảng cách giữa bạn và khách hàng hơn bao giờ hết.
2. Gia tăng sự hiện diện với số địa phương
Khi doanh nghiệp muốn tăng sự hiện diện của mình với khách hàng tại một khu vực nhưng lại không có văn phòng tại đó. Họ có thể đăng ký số địa phương với hệ thống điện thoại VoIP và thậm chí là thực hiện các cuộc gọi quốc tế với “số địa phương toàn cầu”.
Tính năng DID (quay số trực tiếp) của hệ thống điện thoại VoIP cho phép bạn sở hữu một số địa phương ảo mà người gọi ở các nơi trên thế giới thực sự có thể liên lạc được.
Ví dụ: Bạn kinh doanh nhiều ở Mỹ, nhưng doanh nghiệp bạn lại ở Việt Nam. bạn có thể mua một số địa phương dùng làm ID người gọi của bạn và hỗ trợ cho khách hàng ở Mỹ. VoIP cho phép bạn có mặt tại địa phương ở bất kỳ đâu trên thế giới và bất kể bạn ở đâu.
3. Mang theo số của bạn đi mọi nơi
VoIP – Giao thức thoại qua Internet, giống như tên vậy chỉ yêu cầu kết nối internet để hoạt động. Có nghĩa là bạn có thể mang tiện ích mở rộng kinh doanh của mình đến bất cứ đâu.
Điều này là giải pháp liên lạc cho những người hay di chuyển hoặc những người cần giữ danh tính doanh nghiệp của họ trong khi giữ các số cá nhân ở chế độ riêng tư.
Bên cạnh đó, các ứng dụng VoIP phối hợp với hệ thống điện thoại VoIP có thể biến hầu hết các thiết bị trở thành phần mở rộng ngoại vi đơn giản của hệ thống điện thoại doanh nghiệp.
Chỉ cần sử dụng laptop, máy tính để bàn hoặc điện thoại thông minh, bạn có thể dễ dàng tận dụng các tính năng mở rộng văn phòng của mình, thực hiện và nhận các cuộc gọi công việc qua đường dây điện thoại của công ty ở bất kỳ đâu.
4. Thống kê thông tin chi tiết về khách hàng khi có cuộc gọi
Hệ thống điện thoại VoIP sẽ không dừng lại ở hoạt động để thực hiện hay nhận cuộc gọi. Nó có thể được tích hợp với các ứng dụng kinh doanh để tăng năng suất và nâng cao trải nghiệm tổng thể của khách hàng. Một ví dụ tuyệt vời là việc tích hợp ứng dụng truyền thông hợp nhất Yeastar Linkus với Salesforce và Microsoft Dynamic 365 CRM.
Tích hợp VoIP CRM cung cấp cho các doanh nghiệp một nền tảng đa kênh mạnh mẽ để hợp nhất dữ liệu, ngữ cảnh và cuộc trò chuyện. Điều này cải thiện chất lượng tương tác của khách hàng bằng cách tự động cung cấp thông tin thích hợp cùng với mỗi cuộc gọi.
Các thông tin cơ bản về người gọi đến, nhật ký cuộc gọi, chú thích và những thông tin khác tùy nào nền tảng CRM mà doanh nghiệp sử dụng sẽ được hiển thị trên màn hình khi có khách hàng gọi tới.
5. Tăng tương tác và chia sẻ theo nhóm
Hệ thống điện thoại VoIP được trang bị các công cụ mở rộng để thúc đẩy cộng tác nhóm. Một hệ thống UC mạnh mẽ tham gia các công nghệ điện thoại IP, nhắn tin, sự hiện diện và chia sẻ tệp cấp doanh nghiệp trong một nền tảng duy nhất. Nhờ đó có thể cung cấp các cách thức hoạt động theo nhóm.
Ví dụ: ứng dụng UC như Linkus cho Yeastar Cloud PBX và S-Series VoIP PBX (tại chỗ) giúp người dùng dễ dàng bắt đầu trò chuyện nhóm và chia sẻ tệp cho dù họ ở đâu.
6. Trích xuất đoạn ghi âm
Các đoạn ghi âm hội thoại có thể là tài sản quý giá để truy xuất các thông tin quan trọng để sử dụng cho hoạt động hòa giải tranh chấp hay cung cấp các bằng chứng, hay là tài liệu để đào tạo đội ngũ nhân lực.
Khả năng ghi âm và nghe cuộc gọi là một công vụ thay đổi hoàn toàn trò chơi đối với các dịch vụ bán hàng hàng.
Hệ thống điện thoại VoIP cung cấp tính năng ghi âm cuộc gọi và không yêu cầu các ứng dụng bổ sung. Bạn hoàn toàn có quyền kiểm soát chi tiết đối với ai có thể ghi âm cuộc gọi, trong những trường hợp nào và có bao gồm lồng tiếng thông báo cho tất cả các bên về bản ghi âm hay không.
Một điều tuyệt vời nữa là việc truy xuất các tập tin ghi âm cũng được thực hiện dễ dàng trên hệ thống PBX của bạn ới giao diện thân thiện với người dùng. Bạn có thể dễ dàng phát lại hoặc thậm chí tải xuống các tệp ghi âm ở bất cứ đâu và bất cứ khi nào cần thiết.
7. Dễ dàng đào tạo đại lý mới từ xa
Việc đào tạo các đại lý mới là điều không thể tránh khỏi và đặc biệt trong các dịch vụ trung tâm cuộc gọi. Điều này đảm bảo mức độ nhất quán trong chất lượng dịch vụ khách hàng của doanh nghiệp.
Với tính năng giám sát cuộc gọi của PBX, người quản lý có thể dễ dàng hỗ trợ các đại lý mới bằng cách cung cấp dịch vụ huấn luyện về các cuộc gọi trực tiếp với khách hàng. Trong khi các đại lý mới có thể nghe thấy các nhà quản lý, khách hàng thì không.
Tính năng này cho phép người quản lý hướng dẫn các đại lý mới thông qua các tương tác thực tế, mang lại trải nghiệm đào tạo đáng giá.
8. Làm cho trang web của bạn trở nên sống động
Hầu hết các trang web thường có liên lạc để người dùng và khách hàng liên hệ thuận tiện nhất. Nút “gọi cho tôi” là một cách hay để khách hàng liên lạc với bạn.
Mình sẽ bật mí cho bạn một cách để xây dựng trải nghiệm hướng đến khách hàng. Đó chính là tính năng cao API của hệ thống điện thoại VoIP.
Bằng cách kết nối đúng trang web của bạn với hệ thống điện thoại qua các API cụ thể, bạn có thể đặt nút liên lạc trên trang web của mình và để thông tin nhập của khách hàng tự động thực hiện cuộc gọi từ hệ thống PBX của bạn.
Một phương pháp khác để nhúng thông tin liên lạc vào giao diện web là thiết lập WebRTC nhấp để gọi. Ví dụ: với tính năng nhấp để gọi của Yeastar Cloud PBX WebRTC, bạn sẽ có thể bật các dịch vụ nhấp để quay số trên trang web của mình mà không cần bổ sung plugin hoặc phần mềm.
9. Tiết kiệm thời gian và đầu tư của bạn
Hệ thống điện thoại VoIP sẽ tiết kiệm thời gian và tiền bạc của bạn trong việc quản trị và bảo trì hệ thống. Với GUI trực quan, quản trị viên hệ thống của bạn có thể quản lý hệ thống điện thoại của bạn một cách dễ dàng với các cài đặt nhanh chóng và rõ ràng.
Ngoài ra, với tính năng tự động cung cấp, một số lượng lớn bộ điện thoại có thể được cấu hình từ xa và nâng cấp đồng thời, giảm đáng kể thời gian triển khai điện thoại IP và giúp quản lý liên tục.
10. Cung cấp dự phòng cần thiết và dự phòng kinh doanh
Với một hệ thống điện thoại, dù cho doanh nghiệp của bạn có quy mô nhỏ hay vừa hay lớn, sự cố hệ thống có thể gây ra hậu quả tức thì. Đây chính là lý do tại sao cần các giải pháp chuyển đổi dự phòng.
Trong trường hợp khẩn cấp hoặc sự cố hệ thống, hệ thống tổng đài VoIP thiết yếu của doanh nghiệp bạn có thể sao lưu với chế độ chờ nóng linh hoạt.
Cụ thể khi đó máy chủ PBX dự phòng phản chiếu hệ thống điện thoại chính của bạn trong thời gian thực tế và tiếp quản ngay lập tức khi PBX chính bị lỗi. Điều này giảm thiểu thời gian ngừng hoạt động của doanh nghiệp và ngăn ngừa tổn thất kinh doanh có thể xảy ra.
Trong trường hợp dịch vụ Internet bị gián đoạn ngắn, chuyển đổi dự phòng 4G LTE được cấu hình sẵn trên PBX của bạn có thể cung cấp các kết nối thay thế ngay lập tức, tiết kiệm chi phí khi kết nối internet chính của bạn bị mất.
11. Bật giọng nói cho Microsoft Teams
Microsoft Teams là một công cụ cộng tác và năng suất hàng đầu thế giới. Với ứng dụng phần mềm này cung cấp cho người dùng một cách tiếp cận dễ dàng để giao tiếp và cộng tác với đồng nghiệp cũng như tương tác với khách hàng miễn là có internet.
Thông thường có 2 cách để kích hoạt Microsoft Teams bằng giọng nói . Một là để kích hoạt hệ thống điện thoại và gói gọi trong Microsoft Team. Cách khác là sử dụng định tuyến trực tiếp SBC để kết nối hệ thống điện thoại của bạn với Microsoft Teams.
Tổng đài VoIP Yeastar: Hệ thống điện thoại tất cả trong một doanh nghiệp của bạn
Yeastar S-Series VoIP PBX (tại chỗ) và Cloud là giải pháp tổng đài dễ sử dụng, đáng tin cậy và nhiều tính năng. Đây là dòng sản phẩm đạt được nhiều giải thưởng thiết kế cho các doanh nghiệp.
Bạn có thể tận dụng truyền thông hợp nhất (UC) và tận hưởng liên lạc dễ dàng mọi lúc mọi nơi với softphone Linkus đi kèm. API phong phú bao gồm, khả năng tương tác dễ dàng với các hệ thống 3 bên, cho dù là CRM, trung tâm cuộc gọi, PMS khách sạn hoặc các ứng dụng quan trọng khác của doanh nghiệp.
Các bạn có thể xem các sản phẩm tổng đài Yeastar S-Series tại đây: tổng đài điện thoại
Lời Kết:
Vậy là mình và bạn đã đi đến cuối bài viết này, mong rằng bạn đã biết thêm được nhiều lợi ích mà hệ thống điện thoại VoIP mang lại cho doanh nghiệp của bạn! Hãy theo dõi mình để biết thêm các kiến thức hay nhé!
Xem thêm các bài viết hay về công nghệ VoIP tại đây:
– Số VoIP là gì? Và nó hoạt động như thế nào?
– 5 lý do khiến VoIP rẻ hơn điện thoại cố định
– 12 lợi ích của SIP Trunking mà bạn không biết
– Điện Thoại VoIP Là Gì? Và Nó Hoạt Động Như Thế nào?
