Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ trở nên phổ biến vì đáp ứng nhu cầu liên lạc nội bộ không thể thiếu trong doanh nghiệp hiện nay.
Với công nghệ phát triển, doanh nghiệp của bạn có nhiều lựa chọn về viễn thông hơn bao giờ hết. Một trong những lựa chọn của bạn là hệ thống điện thoại nội bộ. Vậy hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là gì? Hãy làm rõ vấn đề cùng minh qua bài viết này nhé!
Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là gì?
Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là một mạng điện thoại nội bộ của một doanh nghiệp. Nó cho phép người dùng hệ thống điện thoại có thể liên lạc với nhau qua điện thoại thông qua đường dây nội bộ, bên cạnh đó đồng thời thực hiện và nhận các cuộc gọi bên ngoài.
Hệ thống điện thoại nội bộ mang các tính năng điện thoại công việc như: chuyển tiếp cuộc gọi, chuyển cuộc gọi, chuyền cuộc gọi vào hàng đợi, xây dựng kịch bản trả lời tự động, thư thoại,…
Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ hoạt động bằng cách sử dụng VoIP (giao thức thoại qua Internet) hoặc qua đường dây điện thoại hoặc kỹ thuật số.
Với hệ thống điện thoại nội bộ, đường dây điện thoại cố định đến doanh nghiệp của bạn sẽ được phân chia thành nhiều đường dây, cho phép bạn hỗ trợ nhiều điện thoại hơn. Một điều tuyệt vời là, các cuộc gọi giữa những người dùng là miễn phí.
Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ gồm những thiết bị nào?
Một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ không quá phức tạp. Để hình dung cụ thể hãy để mình liệt kê các thành phần của một hệ thống và vai trò của chúng:
- Tổng đài điện thoại: Đóng vai trò trung tâm của cả hệ thống giúp chuyển mạch và các tín hiệu phân phối tới các cuộc gọi đến hoặc đi.
- Đường trung kế: là đường dây truyền từ nhà cung cấp dịch vụ mạng điện thoại tại địa phương đóng vai trò đường truyền tín hiệu trung gian giữa nhà mạng và hệ thống tổng đài nội bộ.
- Thiết bị đầu ra: các thiết bị này gồm điện thoại IP, điện thoại Analog, điện thoại bàn, máy tính, máy in, máy Fax…
- Hộp cáp: Đây là thiết bị giúp kết nối các thiết bị đầu cuối bởi các đường dây tín hiệu và hỗ trợ hoạt động bảo trì.
- Bộ nguồn dự phòng: Đảm bảo nguồn điện hoạt động cho hệ thống khi gặp phải sự cố mất điện.
- Bàn giám sát DSS: Thiết bị này đóng vai trò như người giám sát giúp theo dõi trạng thái(máy bận, gác máy, trung kế rảnh, trung kế bận) của các máy, nhánh máy lẻ trong một hệ thống.
Theo đó hệ thống tổng đài nội bộ hoạt động theo hướng lấy tổng đài điện thoại làm trung tâm. Tất cả tín hiệu sẽ đi qua tổng đài điện thoại rồi đi đến nơi cần đến.
Các loại hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ
Chúng ta đang bước vào kỷ nguyên của công nghệ 5.0 và cái bạn có chính là lựa chọn giải pháp tốt nhất dành cho vấn đề bạn đang gặp phải. Hiện nay có rất nhiều hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ:
Hệ thống điện thoại tổng đài Analog
Hệ thống tổng đài Analog đã ra đời và tồn tại trong nhiều thập kỷ. Nó được kết nối qua các đường dây của dịch vụ điện thoại cũ (POTS) với PSTN (mạng điện thoại chuyển mạch công cộng).
Các cuộc gọi điện thoại, thậm chí cả truyền fax đều được hệ thống điện thoại xử lý bằng đường dây điện thoại vật lý. Hệ thống tổng đài điện thoại Analog cho phép thực hiện và chuyển cuộc gọi trong phạm vi nội bộ doanh nghiệp. Hệ thống cũng xử lý các cuộc gọi đến và đi bằng đường dây bên ngoài.
Hệ thống này ra đời trước khi Internet phát triển và chỉ sử dụng các đường dây điện thoại làm từ đồng. Điều này cho phép hệ thống khép kín và không chịu ảnh hưởng từ sự cố Internet nhưng lại bị hạn chế các tính năng hiện đại như thư thoại thành Email, dịch vụ đang phương tiện…
Hệ thống tổng đài VoIP
Tổng đài VoIP mang đến một phiên bản mới hơn của hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ. Nó có tất cả các chức năng tương tự như một hệ thống tổng đài Analog, nhưng cũng cung cấp nhiều tính năng bổ sung.
Hệ thống tổng đài VoIP sử dụng giao thức Internet giúp giọng nói được chuyển đổi thành dữ liệu được truyền qua Internet, sau đó lại thành giọng nói cho người nhận.
Hệ thống tổng đài VoIP có khả năng cho doanh nghiệp bạn tăng trưởng và duy trì hệ thống liên lạc nội bộ.
Hệ thống tổng đài điện toán đám mây và tại chỗ
Tổng đài đám mây
Tổng đài đám mây hay còn được gọi là tổng đài lưu trữ hoặc tổng đài ảo. Hệ thống hoạt động bằng kết nối internet với nhà cung cấp dịch vụ VoIP. Bạn sẽ không cần thiết bị tại chỗ nào ngoài điện thoại IP và kết nối internet.
Với hệ thống này các cuộc gọi đến và đi đều được định tuyến thông qua nhà cung cấp dịch vụ, người này sẽ truyền giọng nói tới các gói dữ liệu hoặc chuyển cuộc gọi tới PSTN (mạng điện thoại chuyển mạch công cộng).
Doanh nghiệp của bạn chỉ cần có kết nối băng thông rộng với Internet để sử dụng tổng đài loại này..
Tổng đài tại chỗ
Hệ thống này giống với tổng đài đám mây là vẫn sử dụng công nghệ thoại qua IP để quản lý hệ thống điện thoại của doanh nghiệp.
Tuy nhiên khác với tổng đài đám mây không cần thiết bị tại chỗ, tổng đài tại chỗ sử dụng các máy chủ để quản lý các cuộc gọi đi và đến được duy trì.
Hai hệ thống này có các tính năng có sẵn về cơ bản là giống nhau. Nó cũng sử dụng kết nối internet, hỗ trợ các thiết bị di động và cung cấp các đặc quyền như thư thoại đến email.
Điều khó khăn là doanh nghiệp của bạn sẽ tốn một khoản chi phí lắp đặt ban đầu và cần có người có khả năng duy trì và đảm bảo hoạt động diễn ra bình thường. Tuy nhiên càng sử dụng thì hệ thống này càng giảm chi phí.
Trong thực tế hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ hoạt động như thế nào?
Hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ hoạt động rất đơn giản, bạn chỉ cần hình dung là khi có một cuộc gọi đến (có thể từ bên ngoài hoặc trong doanh nghiệp) thì tín hiệu sẽ truyền đến tổng đài điện thoại để xử lý và chuyển đến nơi cần đến.
Các kiểu lập trình hoạt động của tổng đài điện thoại nội bộ
Đa số hiện nay khi bạn thực hiện một cuộc gọi đến một tổng đài nội bộ sẽ thường gặp 2 kiểu lập trình cơ bản sau:
- Đổ chuông trực tiếp tại máy nhánh: tức là khi có cuộc gọi đến và có một máy nhánh đổ chuông thì nhân viên trực tại máy nhánh đó sẽ bắt máy và trả lời cuộc gọi.
- Chế độ trả lời tự động Disa: với chế độ này khi có cuộc gọi đến người dùng sẽ nhận được câu trả lời tự động đã được thiết lập sẵn để giúp khách hàng lựa chọn máy nhánh phù hợp với nhu cầu. Nếu sau thời gian câu trả lời tự động mà người gọi đến không đưa ra lựa chọn thì sẽ tự động kết nối với máy nhánh được quy định.
Ví dụ thực tế về hoạt động của một tổng đài điện thoại nội bộ
Trong thực tế thì một doanh nghiệp có các phòng ban khác nhau. Việc doanh nghiệp bạn cần là liên lạc giữa các phòng ban này với nhau một cách tiện lợi. Theo đó tại mỗi phòng ban chúng ta thiết lập các máy nhánh và quy định 1 số nhất định tương ứng trên Port của tổng đài.
Theo đó nếu bạn quy định: phòng kinh doanh – số 1, phòng nhân sự – số 2, phòng kế toán – 3, phòng Marketing – số 4,… Thì khi bạn thực hiện cuộc gọi bạn sẽ nhận được câu trả lời tự động từ tổng đài và thực hiện chọn đường dây dẫn tới nơi bạn muốn đến.
Cần lưu ý gì khi chọn hệ thống tổng đài cho doanh nghiệp của bạn
Hiển nhiên là hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ là sự lựa chọn tuyệt vời cho doanh nghiệp bản bạn. Tuy nhiên để lựa chọn được hệ thống tối ưu nhất cho doanh nghiệp của mình bạn cần phải xem xét nhưng lưu ý sau:
Cơ sở hạ tầng của doanh nghiệp
Hãy cân nhắc các câu hỏi sau trước khi lựa chọn hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ cho doanh nghiệp bạn để quyết định được đâu là phù hợp với hạ tầng của doanh nghiệp:
- Doanh nghiệp có nhân viên IT nội bộ không? và họ có thành thạo các khái niệm điện thoại như trung kế SIP không?
- Doanh nghiệp đang sử dụng giải pháp nào cho lĩnh vực viễn thông ngay bây giờ?
- Doanh nghiệp có những hệ thống kế thừa nào để tích hợp với giải pháp điện thoại mới của mình?
- Doanh nghiệp có nhân viên làm việc từ một văn phòng hay nhiều văn phòng?
- Quy mô và mức tăng trưởng dự kiến của doanh nghiệp bạn ra sao?
- Quy mô doanh nghiệp của bạn là vừa hay nhỏ hay lớn hơn? Doanh nghiệp có xu hướng phát triển hay đang thu hẹp lại?
Ngân sách của doanh nghiệp
Khi lắp đặt một hệ thống tổng đài thì chi phí sẽ phát sinh là điều không thể tránh khoi nhưng bạn có thể giảm tối thiếu chi phí này theo ngân sách của công ty.
Ví dụ: một tổng đài VoIP được lưu trữ đám mây hoặc tại chỗ sẽ cho phép bạn thêm và xóa các đường truyền một cách dễ dàng mà phát sinh chi phí. Nếu bạn gắn bó với cấu hình Analog, điều đó có nghĩa là thêm chi phí lắp đặt vật lý cũng như trả tiền cho các đường truyền mới.
Mô hình hoạt động
Doanh nghiệp của bạn hoạt động theo mô hình nào? Dịch vụ hay là sản xuất? Bạn nên cân nhắc hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ phù hợp với mô hình hoạt động để đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp của mình:
- Doanh nghiệp của bạn hoạt động theo mô hình nào?
- Hầu hết lực lượng lao động của bạn có thể ở trong văn phòng hầu hết thời gian hoặc bạn có thể có nhiều nhân viên hiện trường cần kết nối với thế giới bên ngoài?
- Bạn coi lực lượng lao động của mình là người tiên tiến về công nghệ hay truyền thống hơn?
Các bạn có thể tham khảo các mẫu tổng đài điện thoại IP sau:
– Tổng đài IP Yeastar S20
– Tổng đài IP Yeastar K2
– Tổng đài IP Yeastar K2 Lite
– Tổng đài IP Yeastar P570
– Tổng đài IP Yeastar P560
Lời kết:
Mong rằng qua bài viết này bạn đã hiểu được thế nào là một hệ thống tổng đài điện thoại nội bộ và hiểu được thành phần cũng như cách hoạt động của nó. Chúc các bạn có thể chọn được hệ thống tổng đài phù hợp nhất dành cho doanh nghiệp của mình.
