Với một doanh nghiệp, khi đưa ra quyết định lựa chọn dịch vụ điện thoại cần phải xem xét đến các yếu tố: tính năng, chi phí, công nghệ,… Nhưng hiện nay các doanh nghiệp vẫn phổ biến lựa chọn VoIP với điện thoại cố định.
Công nghệ đang phát triển và viễn thông cũng phát triển giúp thay đổi cách chúng ta giao tiếp. Xu hướng đang dần thay đổi, điện thoại cố định đang bị loại bỏ dần và VoIP đang trở thành hệ thống điện thoại kinh doanh cho doanh nghiệp.
Bài viết này mình sẽ cùng với bạn so sánh VoIP và điện thoại cố định để hiểu rõ hơn tại sao xu hướng lại đang thay đổi? Bắt đầu với mình nào!
VoIP hoạt động như thế nào?
VoIP (giao thức thoại qua internet) cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi điện thoại bằng máy tính, laptpop hay điện thoại thông minh qua kết nối internet.
Công nghệ này đã trở phổ biến bởi khả năng của mình: tiết kiệm chi phí lắp đặt và bảo trì, dễ dàng sử dụng và tiếp cận, tính năng cuộc gọi nâng cao…
Tuyệt vời phải không nào? Công nghệ VoIP biến tín hiệu thoại – giọng nói của bạn thành tín hiệu kỹ thuật số. Tín hiệu này dễ dàng gửi qua internet đến người mà bạn gọi. Tại đầu dây kia, điện thoại của người nhận sẽ chuyển tín hiệu kỹ thuật số thành tín hiệu analog và phát tín hiệu ra loa.
Cùng với sự phát triển của internet, VoIP cũng phát triển mạnh mẽ và thậm chí trong vài năm qua nó đã dễ tiếp cận hơn rất nhiều bởi công nghệ đang phát triển VoIP cực kỳ phổ biến với người dùng internet.
Nó thậm chí còn trở nên dễ tiếp cận hơn trong những năm qua nhờ những tiến bộ trong công nghệ. Rào cản lớn nhất của công nghệ này là chuyển đổi từ analog sang kỹ thuật số. Tuy nhiên đó chỉ là câu chuyện của nhiều năm trước, còn bây giờ thì đơn giản như ăn kẹo vậy.
Xem thêm các bài viết sau để hiểu rõ hơn về VoIP:
– Số VoIP là gì? Và nó hoạt động như thế nào?
– Điện Thoại VoIP Là Gì? Và Nó Hoạt Động Như Thế nào?
– 11 Điều Bạn Chưa Biết Hệ Thống Điện Thoại VoIP Có Thể Làm
Điện thoại cố định hoạt động như thế nào?
Điện thoại cố định đã ra đời và tồn tại hơn một trăm năm. Tuy nhiên hoạt động của chúng về cơ bản là không thay đổi. Đó chính là lý do tại sao thời đại công nghệ đang bỏ lại nó phía sau.
Điện thoại cố định chuyển đổi âm thanh thành tín hiệu điện truyền qua dây đồng đến văn phòng trung tâm của công ty điện thoại, nơi tín hiệu này được chuyển đổi lại thành âm thành và gửi đến người nhận.
Một điều mà bạn có thể hoặc không nhận ra, đó chính là điện thoại cố định “đắt”. Bạn phải trả tiền cho điện thoại và tiền thuê đường dây, chi phí bảo trì,…
Ngày nay càng ít người sử dụng điện thoại cố định, chúng đang bị loại bỏ bởi công nghệ. Nếu doanh nghiệp của bạn đang sử dụng điện thoại cố định cho nhu cầu truyền thông, hãy lập kế hoạch chuyển sang VoIP càng sớm càng tốt.
So sánh hệ thống VoIP với điện thoại cố định
Thứ nhất: Sự khác biệt cơ bản nhất là VoIP sử dụng internet để thực hiện cuộc gọi, còn điện thoại cố định sử dụng dây đồng. Điều này cũng có nghĩa là các cuộc gọi VoIP không bị giới hạn bởi vị trí miễn là có internet, trong khi các cuộc gọi điện thoại cố định sẽ trói bạn trong một khu vực địa lý nhất định.
Thứ hai: Cáp quang mang tới hiệu quả tốt hơn dây đồng. Trong khi dây đồng chỉ có thể truyền 1 lượng dữ liệu nhất định thì cáp quang quang có thể truyền dữ liệu nhanh và nhiều hơn. Đó là lý do tại sao các cuộc gọi cố định hay bị rớt và gặp các sự cố.
Thứ ba: Sự khác biệt này là điều mà đa số các doanh nghiệp quan tâm, đó là chi phí. Hệ thống điện thoại cố định tốn rất nhiều chi phí để lắp đặt và bảo trì. VoIP thì rẻ hơn nhiều. Một bên là lỗi thời và đắt, một bên là ngon – bổ – rẻ, không khó để đưa ra sự lựa chọn nhỉ?
Lợi ích của việc chuyển từ điện thoại cố định sang dịch vụ VoIP là gì?
Mặc dù thời đại này đang hướng tới VoIP nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng để thay đổi. Họ vẫn cảm thấy và cho rằng hệ thống điện thoại cố định đáp ứng được nhu cầu doanh nghiệp.
Nếu bạn còn băn khoăn giữa việc tranh luận VoIP và điện thoại cố định. Bạn không cần tìm câu trả lời vội hãy để mình chỉ ra cho bạn xem các lợi ích VoIP có thể mang lại cho bạn:
Hệ thống VoIP rẻ hơn
Mặc dù đã nhắc đến nhiều lần trong bài này, nhưng mình vẫn muốn nhắc lại. Giá của một hệ thống VoIP rẻ hơn quá nhiều so với điện thoại truyền thống. Và nếu doanh nghiệp của bạn có nhiều văn phòng thì sự khác biệt này quá lớn.
Cuộc gọi VoIP thực hiện ở bất kỳ đâu
Xu hướng làm việc từ xa, tại nhà, hay công tác ngày càng phát triển. Và nếu bạn trải qua trận đại dịch Covid-19 thì bạn sẽ hiểu sự cần thiết của việc làm việc từ xa này quan trọng đến mức nào. Trong một số trường hợp nó quyết định đến sự sống còn của doanh nghiệp.
VoIP giải phóng nhân viên của bạn khỏi bàn làm việc. Họ có thể tự do làm việc tại bất cứ đâu họ muốn. Hãy sẵn sàng và chủ động trong mọi tình huống.
Kể ra doanh nghiệp bạn di chuyển địa điểm văn phòng, thì bạn cũng dễ dàng di chuyển hệ thống điện thoại theo mà không tốn nhiều nỗ lực như điện thoại cố định.
Khả năng mở rộng và thích ứng lớn
Tốc độ phát triển và mở rộng của doanh nghiệp hiện nay đang thay đổi theo từng năm và thậm chí là ngắn hơn. Và hệ thống điện thoại cần phải mở rộng và thu hẹp linh hoạt để đáp ứng nhu cầu liên lạc của doanh nghiệp cũng như tránh lãng phí chi phí.
Từ việc tối ưu sẽ tạo nên khả năng thích nghi của doanh nghiệp với thách thức và tận dụng cơ hội từ môi trường kinh doanh. Hệ thống VoIP làm được điều này còn điện thoại cố định thì không.
Hệ thống VoIP cho phép bạn khả năng mở rộng và thu hẹp khi cần thiết dễ dàng và nhanh chóng. Việc bạn cần làm là tập trung vào kinh doanh và phát triển doanh nghiệp.
Tích hợp với các phần mềm hỗ trợ kinh doanh
Hệ thống VoIP dễ dàng tích hợp với các phần mềm hỗ trợ kinh doanh như: hệ thống quản lý khách hàng (CRM) hay các phần phềm khác để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả. Hệ thống điện thoại cố định thì không thể.
Cải thiện chất lượng cuộc gọi
Đường dây điện thoại cũ mang tới chất lượng âm thanh của POTS, nó dễ bị nhiễu có độ trễ thời gian khi đàm thoại. Còn VoIP sử dụng công nghệ Opus, có nghĩa là bạn chỉ cần có đủ băng thông bạn sẽ có chất lượng âm thanh HD.
Vậy khi không có đủ băng thông thì sao, đừng lo vì mỗi đường dẫn VoIP chỉ yêu cầu 0.1 Mbps tương ứng với 100 Kp. Và cả khi bạn không đủ băng thông thì chất lượng âm thanh cũng được giữ ở mức tiêu chuẩn. Bạn sẽ không nhận thấy sự khác biệt đâu chỉ là nó không HD thôi.
Dễ sử dụng
Chắc hẳn bạn đang nghỉ : Ủa hiện đại hơn mà dễ sử dụng? Đúng rồi đấy, kể cả bạn không hiểu về công nghệ thì đừng lo lắng. Hệ thống VoIP được thiết kế để dễ sử dụng. Nhân viên của bạn có thể dễ dàng thiết lập và chạy hệ thống điện thoại VoIP chỉ trong vài phút.
Ít gặp sự cố hơn
Hệ thống VoIP rất ít khi bị gián đoạn. Trong khi hệ thống điện thoại cố định dễ dàng bị ngừng hoạt động cả chi nhánh chỉ vì mất điện. Có rất nhiều biện pháp dự phòng để đảm bảo hệ thống điện thoại VoIP hoạt động bình thường.
Các tính năng và chức năng nâng cao
VoIP và điện thoại cố định đều có các tính năng cuộc gọi cơ bản. Tuy nhiên, VoIP đi kèm nhiều tính năng nâng cao mà điện thoại cố định truyền thống không có. Chẳng hạn như: ghi âm cuộc gọi, hội nghị truyền hình, phiên âm giọng nói thành văn bản,…
Hạn chế việc chuyển điện thoại cố định sang VoIP
Thứ nhất: Vấn đề hay gặp nhất về hệ thống VoIP là chúng không tương thích với nhiều loại thiết bị điện thoại phi kỹ thuật số (thiết bị quá cũ). Nếu công ty bạn vẫn đang sử dụng điện thoại kiểu cũ, máy fax bạn có thể gặp rắc rối khi chuyển sang VoIP.
Nhưng vấn đề này rất dễ khắc phục, bạn có thể đầu tư các thiết bị tương thích với VoIP hoặc tận dụng các thiết bị điện thoại thông minh, PC, Laptop để thực hiện cuộc gọi với hệ thống VoIP của mình.
Thứ hai: Một vấn đề nữa có xảy ra đố là không đủ băng thông dẫn tới chất lượng cuộc gọi giảm. Tuy nhiên với công nghệ internet hiện nay bạn hoàn toàn có thể tự tin thực hiện hàng trăm cuộc gọi đồng thời.
Thứ ba: Vấn nạn hack VoIP, đây là cuộc tấn công của tin tặc vào lỗ hổng hệ thống điện thoại của bạn để nhằm thực hiện cuộc gọi để lấy phí cước hoặc thu thập thông tin quan trọng.
Vấn đề này gặp ở mọi hệ thống điện thoại, tuy nhiên VoIP bạn chỉ cần thực hiện biện pháp bảo mật nhiều tầng là có thể dễ dàng ngăn chặn hầu hết các cuộc tấn công.
Nhìn chung, hệ thống VoIP có rất ít nhược điểm khi sử dụng. Mọi hạn chế của nó để dễ dàng có thể khắc phục.
Bạn có thể xem bài viết này để biết rõ hơn về hack VoIP:
– Tổng Đài VoIP: Các Lỗ Hổng Bảo Mật Và Phương Pháp Bảo Vệ Hay Nhất
Câu hỏi thường gặp về VoIP so với điện thoại cố định
1. Các giải pháp VoIP có phù hợp với doanh nghiệp của tôi không?
Bạn không cần lo lắng bởi vì VoIP phù hợp với mọi quy mô doanh nghiệp. Chúng dễ sử dụng, dễ mở rộng và tính năng chúng mạnh mẽ. Đây là giải pháp tuyệt vời để đáp ứng nhu cầu truyền thông liên lạc của doanh nghiệp.
2. Tôi có thể tận dụng đường internet hiện tại với hệ thống điện thoại VoIP không?
Câu trả lời là có. Hầu hết các nhà cung cấp VoIP đều cung cấp các hệ thống hoạt động với kết nối internet hiện tại của bạn. Nếu bạn sử dụng DSL hoặc một loại internet tốc độ cao khác thì chất lượng cuộc gọi của bạn sẽ càng tốt.
3. Có cần giữ điện thoại cố định cho trường hợp khẩn cấp như mất điện hỏa hoạn không?
Mặc dù điện thoại cố định không kết nối với lưới điện và vẫn hoạt động khi mất điện. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể sử dụng thiết bị hiện đại như di động để thực hiện và nhận cuộc gọi. Bên cạnh đó VoIP thường có các biện pháp dự phòng cho các trường hợp này nên bạn hoàn toàn yên tâm.
4. Có bất kỳ nhược điểm nào khi sử dụng hệ thống điện thoại VoIP không?
Rất khó để tìm ra nhược điểm thực sự nào khi sử dụng VoIP. Trước đây internet còn kém phát triển thì sự cố vẫn có thể xảy ra nhưng hiện tại thì bạn chẳng cần lo đến điều này nữa.
5. Tại sao hệ thống điện thoại VoIP rẻ hơn điện thoại cố định?
Điện thoại VoIP rẻ hơn điện thoại cố định vì bạn không cần cơ sở hạ tầng như hệ thống điện thoại truyền thống, chi phí bảo trì hàng tháng, chi phí mở rộng khi cần thiết nhưng lại có tính năng vượt trội hơn. VoIP là khoản đầu tư sinh lời ngay dành cho doanh nghiệp.
Tổng kết:
Bạn hoàn toàn có thể thấy được những điểm mạnh của VoIP khi so sánh VoIP với điện thoại cố định. Mong rằng bài viết này của mình đã thỏa mãn về những thắc mắc của bạn. Hãy theo dõi mình để biết thêm các bài viết hay về công nghệ VoIP cũng như tổng đài điện thoại!
