Nếu bạn đang tìm hiểu hay muốn lắp đặt hệ thống điện thoại cho doanh nghiệp của mình, chắc rằng bạn đã nghe thấy thuật ngữ “Softphone”.
Vậy Softphone là gì? Nó có gì tương đồng hay khác so với điện thoại doanh nghiệp nào khác không? Liệu rằng nó mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp của bạn?
Softphone là gì?
Nghe đến Softphone, người ta nghĩ đến một loại điện thoại. Nhưng thực chất, nó là một ứng dụng phần mềm được cài đặt trên thiết bị được kết nối (điện thoại di động, máy tính, lap top,..) thay cho điện thoại bàn hay điện thoại vật lý nào.
Softphone được sử dụng để thực hiện cuộc gọi qua internet. Trong hầu hết các trường hợp, ứng dụng sẽ phụ thuộc vào nhà cung cấp dịch vụ VoIP (giao thức thoại qua Internet) mà bạn chọn.
Nhà cung cấp tạo ra một softphone được thiết kế để hoạt động với hệ thống điện thoại doanh nghiệp của bạn. Lý tưởng nhất là có giao diện giống điện thoại bàn hoặc các thiết bị hay sử dụng khác.
Người dùng có thể truy cập tất cả các tính năng tương tự bao gồm: gọi đi, nhận cuộc gọi, thiết lập chuyển tiếp cuộc gọi, thư thoại…
Xem thêm bài viết liên quan: So Sánh VoIP Với Điện Thoại Cố Định, Doanh Nghiệp Nên Chọn Điện Thoại Nào?
Hiểu rõ softphone hoạt động như thế nào?
Không khó để hiểu cơ bản về một chiếc softphone. Đây cũng là điều mà một nhà cung cấp uy tín sẽ đảm bảo cho doanh nghiệp bạn. Thời gian lý tưởng cho cài đặt ứng dụng softphone chỉ là vài phút.
Để hiểu rõ softphone hoạt động ra sao, hãy bắt đầu từ các yêu cầu và tính năng của nó. Bắt đầu nào!
Yêu cầu hệ thống Softphone
Để hoạt động bạn cần có các thiết bị kết nối như: máy tính để bàn Windows hoặc Mac hoặc máy tính xách tay. Với một số phần mềm như Yeastar Linkus UC Clients, cũng có sẵn bằng điện thoại di động chạy trên hệ điều hành Android và IOS. Bạn chỉ cần có internet và bạn có thể sử dụng softphone.
Để đảm bảo chất lượng cuộc gọi tốt hơn, hãy sử dụng tai nghe hoặc một số kết hợp tai nghe / micrô khác cùng với điện thoại mềm. Tai nghe chuyên nghiệp thường đi kèm với tính năng khử tiếng ồn để loại bỏ tiếng ồn xung quanh giúp chất lượng cuộc gọi tốt nhất.
Phần mềm ứng dụng Softphone
Nếu bạn đã có thiết bị kết nối tương thích, bạn có thể cài đặt ứng dụng softphone từ nhà cung cấp VoIP của mình. Thông thường bạn chỉ cần tải xuống từ trang web nhà cung cấp hoặc cửa hàng ứng dụng.
Quá trình nãy sẽ không mất quá nhiều thời gian và miễn bạn có kết nối Internet bạn có thể gọi điện thoại.
Dịch vụ Internet
Điều này thực sự có thể không cần thiết đề cập đến. Tuy nhiên, bạn vẫn phải có internet để cài đặt phần mềm và sử dụng nó. Hãy chắc chắn rằng, phần mềm softphone của bạn được sử dụng một cách tối ưu nhất.
Để hiểu rõ sự khác nhau giữa Softphone, bạn có thể tham khảo các bài viết về điện thoại IP sau: Điện Thoại VoIP Là Gì? Và Nó Hoạt Động Như Thế nào?
Các tính năng nổi bật của softphone là gì?
Khi đã hoàn thành việc cài đặt softphone, bạn sẽ có nhiều tính năng có sẵn cho mình bao gồm các tính năng tiêu chuẩn như điện thoại bàn như:
- Dễ dàng chuyển đến các phần mở rộng
- Giữ và tắt tiếng cuộc gọi
- Thiết lập chuyển tiếp cuộc gọi thông minh và phân luồng cuộc gọi
- Xem lại lịch sử cuộc gọi
- Quản lý thư thoại
Đây là các tính năng đơn giản để thực hiện và xử lý cuộc gọi. Một điện thoại mềm mạnh hơn cũng sẽ có khả năng liên lạc hợp nhất và các tính năng nâng cao. Hãy thử xem Yeastar Linkus UC Clients mang tới tính năng nào:
Call Video và tổ chức hội nghị
Hội nghị là tính năng quan trọng giúp việc liên lạc được diễn ra tiện lợi nhất. Bạn có thể chia sẻ màn hình và trò chuyện nhóm trong cuộc họp trực tuyến. Bên cạnh đó Call video 1: 1 mang tới trải nghiệm giao tiếp chân thật nhất mặc dù cách xa nhau.
Tối ưu hiển thị trạng thái hiện diện người dùng
Trạng thái hiện diện cho phép bạn kiểm soát trạng thái của nhân viên xem: ai đang rảnh, ai đang gọi điện, ai ngoại tuyến hoặc vắng mặt tại văn phòng. Trạng thái này có thể biệu hiểu dưới màu sắc và mô tả để giúp bạn dễ dàng phân biệt.
Tích hợp quản lý quan hệ khách hàng
Tính năng này cho phép bạn có cái nhìn tổng quát về khách hàng như nhật ký cuộc gọi, thời gian cuộc gọi qua cửa sổ hiển thị khi có cuộc gọi tới. Hơn nữa bạn có thể dễ dàng quay số nhanh chóng với danh bạ.
Tiện ích mở rộng Google Chrome
Người dùng Linkus softphone cài đặt tiện ích mở rộng Yeastar Linkus cho Google Chrome. Theo đó, trên trình duyệt chrome có thể tự động nhấp để quay bất kỳ số điện thoại hợp lệ nào xuất hiện trên trình duyệt web của bạn.
Tin khẩn
Tính năng này cho phép bạn liên lạc nhanh chóng và hiệu quả với đồng nghiệp của mình. Bạn hoàn toàn có thể trao đổi, trò chuyện theo nhóm và chia sẻ dữ liệu cho nhau.
Quản lý danh bạ địa phương
Với việc tạo ra danh sách liên hệ các nhân hoặc toàn công ty để đồng bộ hóa trên PBX, điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và tăng sự tiện lợi rất nhiều.
Dễ dàng điều khiển điện thoại cứng từ xa
CTI – ứng dụng thích hợp điện thoại với máy tính cho phép bạn thực hiện quay số bằng cú nhấp trên máy tính trong khi sử dụng điện thoại bàn trên intrernet. Bạn có được sự tiện lợi nhanh chóng với máy tính bàn và chất lượng âm thanh tuyệt vời của điện thoại cứng.
Sử dụng softphone mang tới lợi ích gì cho doanh nghiệp
Nếu bạn không tin rằng softphone mang lại giải pháp tốt hơn với hệ thống điện thoại VoIP. Hãy để mình chỉ cho bạn xem các lợi ích của việc sử dụng softphone mang lại:
Ít phần cứng hơn các hệ thống điện thoại truyền thống
Điện thoại mềm giúp bạn tiết kiệm khỏi việc cài đặt và cấu hình phức tạp. Bạn sẽ không còn cảnh làm việc với đống đây lằng nhằng như hệ thống điện thoại truyền thống nữa. Thậm chí việc bạn cần làm chỉ đơn giản là cần một chiếc tai nghe để nói chuyện thuận tiện.
Nói tạm biệt với đường dây điện thoại truyền thống
Bởi vì softphone sử dụng băng thông internet, không cần phải cài đặt đường dây điện thoại chuyên dụng như khi bạn làm với điện thoại truyền thống. Bạn hoàn toàn có thể thêm số lượng máy trạm tùy thích.
Tạo tính khả dụng và linh hoạt trong sử dụng
Miễn là nhân viên của bạn có Internet, bạn hoàn toàn có thể cài đặt softphone và khai thác mọi tính năng. Nếu trong trường hợp phải gỡ bỏ thiết bị bạn chỉ cần cải đặt ứng dụng trên thiết bị mới.
Phần mềm softphone là một phần quan trọng của bất kỳ hệ thống truyền thông hợp nhất nào vì nó hoạt động trên PC, Mac, iOS và Android. Giao tiếp công việc không chỉ dừng lại trong giờ hành chính. Bạn hoàn toàn có thể thực hiện cuộc gọi với khách hàng trong thời gian thuận tiện hơn với khách.
Tại sao lại chọn softphone thay vì điện thoại truyền thống?
Mục đích sử dụng của cả hai thiết bị đều là để thực hiện và tiếp nhận các cuộc gọi. Tuy nhiên có những sự khác biệt tạo ra lợi thế cho doanh nghiệp mà Softphone mang tới:
Softphone giảm chi phí trả trước và chi phí hàng tháng
Softphone giúp bạn giảm bớt gánh nặng tài chính thay vì phải mua nhiều điện thoại vật lý. Bên cạnh đó điện thoại mềm không yêu cầu chi phí bảo trì theo quy định.
Softphone là giải pháp truyền thông hợp nhất
Softphone mạnh mẽ và cung cấp một nền tảng duy nhất hỗ trợ nhiều hình thức giao tiếp. Bạn hoàn toàn có thể gửi tin nhắn, nhấp để gọi video, hay ghi âm cuộc gọi để làm chứng cứ. Tất cả đều được sử dụng trên 1 nền tảng duy nhất.
Giải phóng nhân viên khỏi bàn làm việc
Softphone là giải pháp hoàn hảo cho nhân viên làm việc từ xa. Bạn sẽ không bị gò bó tại bàn làm việc hoặc đi công tác nhưng vẫn giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng thoải mái. Giải pháp này cũng lý tưởng cho BYOD (xu hướng mang thiết bị cá nhân đi làm).
Có nên thay thế hoàn toàn điện thoại cứng thành softphone
Trong thực tế, Softphone không cạnh tranh trực tiếp với điện thoại cứng. Cả hai đều đóng vai trò quan trong khi người dùng giải quyết nhu cầu liên lạc của họ. Sự khác biệt duy nhất là softphone chỉ mô phỏng các chức năng của điện thoại sử dụng công nghệ VoIP.
Tại nhiều doanh nghiệp, nhân viên luôn có lý do thích đáng để chọn 1 trong 2 loại điện thoại. Đó là lý do tại sao một giải pháp viễn thông tốt cần có cả 2 loại điện thoại này.
Tổng kết:
Softphone là giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp nhưng không hẳn doanh nghiệp nào cũng vậy. Mong rằng qua bài viết này mình đã giúp bạn hiểu được Softphone là gì? và nó mang đến những lợi ích nào cho doanh nghiệp. Hãy theo dõi mình để biết thêm các kiến thức hay về công nghệ tổng đài điện thoại mới nhất hiện nay!
