Tổng đài IP đã trở thành xu hướng mới cho truyền thông của doanh nghiệp thay vì sử dụng tổng đài Analog như hồi trước bởi các tính năng mạnh mẽ có nó đem lại.
Nếu doanh nghiệp của bạn đang cần một hệ thống tổng đài điện thoại IP thì đừng bỏ qua bài viết này. Nó sẽ giúp bạn hiểu rõ về khái niệm, thành phần và cách thức hoạt động của một tổng đài IP.
Tổng đài IP hay tổng đài VoIP là gì?
Tổng đài IP hay còn được gọi là tổng đài VoIP là thiết bị viễn thông cung cấp kết nối với thoại với các điện thoại trong hệ thống dựa trên kết nối bằng Internet và mạng Lan.
Để hiểu rõ hơn, mình cùng nhau chia nhỏ định nghĩa này hơn nữa:
- IP : là giao thức Internet (IP) – phương thức truyền dữ liệu đến một máy chủ khác. Với giao thức này các cuộc gọi được kết nối qua Internet.
- Tổng đài (hay PBX): là một mạng điện thoại nội bộ có lưu trữ trên đám mây hoặc bằng thiết bị tại chỗ.
Một hệ thống điện thoại tổng đài IP có thể thực hiện và nhận các cuộc gọi điện thoại qua internet trong khi vẫn duy trì sử dụng các điện thoại Analog. Hệ thống điện thoại tổng đài IP dựa trên SIP Trunking để kết nối điện thoại.
Tổng đài IP được cấu thành gồm những thành phần nào?
Một hệ thống tổng đài IP được cấu thành từ 3 thành phần chính là:
- Tổng đài IP: đóng vai trò là bộ xử lý trung tâm giúp để kết nối các thiết bị đầu cuối với đầu số để thực hiện chuyển hướng, tiếp nhận các cuộc gọi đến và đi.
- Đầu số tổng đài: là thành phần quan trọng trong hệ thống giúp tổng đài thực hiện cuộc gọi đến và đi. Hiện nay có 2 loại đầu số chính là đầu số tổng đài công nghệ VoIP(hay còn gọi Siptrunk) và công nghệ Analog (cần thiết bị chuyển đổi để cắm vào tổng đài IP). Đa số doanh nghiệp hiện nay sử dụng các đầu số 1900 hoặc 1800
- Thiết bị đầu cuối: là các thiết bị để thực hiện các cuộc gọi. Thông thường là các điện thoại IP( điện thoại IP có dây, điện thoại ip wifi không dây) hoặc sử dụng Soft Phone (là phần mềm được cài đặt trên điện thoại và máy tính để thực hiện chức năng như điện thoại ip).
Tổng đài IP có nguyên lý hoạt động như thế nào?
Hệ thống điện thoại tổng đài IP thực hiện và nhận các cuộc điện thoại qua Internet bằng cách chuyển đổi tín hiệu thoại analog thành kỹ thuật số.
Về cốt lõi, các cuộc gọi thoại IP sử dụng giao thức khởi tạo phiên ( SIP ). Đối với tổng đài điện thoại bạn sẽ sử dụng trung kế SIP, cung cấp nhiều kênh thoại cùng lúc.
Trung kế SIP kết nối phần cứng truyền thông(tổng đài điện thoại, thiết bị đầu ra) với mạng điện thoại.
Nhà cung cấp VoIP sẽ tạo ra một bộ thông tin xác thực cho một hoặc nhiều tài khoản trung kế SIP. Sau khi xác thực, các cuộc gọi đến sẽ được hiển thị cho tổng đài điện thoại của bạn để chấp nhận. Người dùng cũng có thể kết nối với đường dây điện thoại bên ngoài bằng đường trung kế SIP của bạn một cách tự động.
Người dùng có thể gọi cho nhau, kiểm tra thư thoại và thiết lập cuộc gọi hội nghị nhóm như trước đây.
Những lợi ích của tổng đài IP là gì?
Ngày nay sử dụng tổng đài IP trong doanh nghiệp đã trở thành xu hướng mà hầu hết doanh nghiệp phải bước lên để theo kịp thời đại công nghệ. Đây không phải là vì tiến bộ của khoa học thay đổi mà bởi vì tổng đài IP là một khoản đầu tư khôn ngoan cho doanh nghiệp.
- Chi phí liên lạc thấp hơn: Các tổng đài kết nối Internet có thể tiết kiệm chi phí cao hơn nhiều so với các tổng đài Analog.
- Duy trì hardware hiện có: Doanh nghiệp có thể giữ cho mọi người làm việc hiệu quả và giữ cho chi phí phần cứng của bạn thấp bằng cách sử dụng cùng một phần cứng đã được gắn vào PBX của bạn. Điều duy nhất doanh nghiệp bạn cần là địa chỉ SIP, mật khẩu và miền đã thiết lập.
- Cho phép khả năng mở rộng: Với nhiều doanh nghiệp nhỏ và vừa sự tăng trưởng sẽ khiến doanh nghiệp phải đổi mặt với thay mới hệ thống. Tuy nhiên, tổng đài IP coi trung kế SIP như một cửa ngõ để trải nghiệm giá trị của hệ thống điện thoại VoIP. Khi công ty phát triển và cần mở rộng, bạn có thể nâng thêm số lượng kênh thoại với cấu hình tối thiểu.
Những lý do doanh nghiệp bạn nên chuyển sang tổng đài IP
Doanh nghiệp luôn muốn giảm chi phí điện thoại và thông tin liên lạc, nâng cao chất lượng điện thoại vì vậy chuyển sang tổng đài IP là lựa chọn sáng suốt dành cho bạn.
Doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một hệ thống dễ quản lý, dễ sử dụng hơn?
Tổng đài IP sẽ được quản lý thông qua một bảng điều khiển dựa trên web. Điều đó có nghĩa là các kỹ thuật viên có tay nghề cao hoặc không có kinh nghiệm đều có thể dễ dàng bảo trì và thiết lập hệ thống điện thoại theo mong muốn của bạn.
Quản lý PBX của riêng bạn một cách dễ dàng có nghĩa là bạn có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc của nhóm CNTT khi thuê các kỹ thuật viên chuyên dụng bên ngoài.
Doanh nghiệp cần có một giải pháp nhanh chóng và dễ cài đặt
Hệ thống IP cho phép thể cài đặt và cấu hình nhanh hơn nhiều so với hệ thống Analgo có quá nhiều phần cứng liên quan.
Doanh nghiệp bạn chỉ cần một nhân viên có kiến thức về mạng và CNTT là có thể dễ dàng cài đặt và bảo trì hệ thống tổng đài IP giúp bạn tiết kiệm thời gian và chi phí.
Doanh nghiệp muốn tiết kiệm tiền liên lạc
Nếu doanh nghiệp bạn có nhiều chi nhánh hoặc văn phòng tại nhiều địa điểm khác nhau, bạn có thể dễ dàng kết nối các hệ thống cho phép bạn gọi điện miễn phí mà không cần thiết phải lắp nhiều tổng đài điện thoại.
Bên cạnh đó nếu doanh nghiệp thường xuyên thực hiện các cuộc gọi ra nước ngoài hoặc nhận thấy chi phí điện thoại của bạn tăng cao. Với hệ thống IP sử dụng nhà cung cấp VoIP cho các cuộc gọi đường dài hoặc quốc tế, phí hàng tháng của bạn có thể giảm đáng kể.
Bạn muốn giảm hệ thống dây điện thoại xung quanh văn phòng.
Hệ thống điện thoại VoIP cho phép bạn có thể kết nối điện thoại của mình trực tiếp vào một cổng mạng máy tính tiêu chuẩn. Đặc biệt trong trường hợp Soft Phone thay vì điện thoại thông thường, chúng có thể được cài đặt trên PC của người dùng.
Điều này làm cho việc thêm hoặc thay đổi số và phần mở rộng cho mỗi điểm cuối dễ dàng hơn nhiều. Trong trường hợp di dời văn phòng, bạn có thể loại bỏ nhu cầu quá nhiều về hệ thống dây điện thoại lằng nhằng.
Doanh nghiệp bạn muốn đặt nền tảng để mở rộng quy mô
Nếu doanh nghiệp của bạn đang trên đà phát triển bạn nên xem xét chuyển sang giải pháp điện thoại IP.
Cho dù bạn là một doanh nghiệp nhỏ đang muốn mở rộng hay là một doanh nghiệp quốc tế, việc đầu tư vào hệ thống IP có nghĩa là bạn có thể duy trì sự năng động và thêm nhiều đường dây điện thoại và tiện ích mở rộng bất cứ khi nào bạn cần.
Doanh nghiệp muốn điều hướng khách hàng
Tổng đài IP đang là giải pháp tốt giúp doanh nghiệp mang lại trải nghiệm dễ chịu hơn cho khách hàng của mình.
Lời kết
Tổng đài IP là giải pháp hiệu quả cho doanh nghiệp hiện đại ngày nay. Mong rằng qua bài viết này giúp bạn hiểu rõ về thành phần và nguyên lý hoạt động của một tổng đài điện thoại VoIP.
Xem thêm một số bài viết hay về tổng đài:
